企業採購必備技能神器大公開

說起「花錢買東西」，好像沒有人不會，但花得值不值得、是否花得有效/有用，就看個人判斷決策的功力了，所以有的人花錢買下之後覺得賺到了，也有人後悔萬分，也有人直接將其塵封於倉庫，永世不相見。企業採購也是一樣，只不過買的東西是公司的物資，所花的是公司的資金，而且採購不能時不時後悔想剁手，每一次出手都得趨近精準，而這樣精準的編訂與預測，源自於對企業內部的生產進度狀況和外部供應商的資訊有足夠的掌握度。

採購能力升級是全球趨勢

曾有人把採購分為六段：最低一段是「買東西」，其次是「買便宜的東西」，再者為「買性價比最好的東西」……最高段則是「以最低的總體擁有成本（TCO），獲得企業最具競爭力的外部資源，並持續有效」，其中層級的不同顯而易見，也看出每種類型的採購人員，所展現的思維與能力會造就不同的採購結果。

隨著工業4.0的到來，全球情勢已發生變化，影響各產業及其中的各個角色，包括採購，以美國供應管理協會（ISM，Institute for Supply Management）的CPSM認證供應管理專家（Certified Professional in Supply Management）證照來看，採購所需的專業知識包括一般熟知的詢比議價、品質、合約、交期與庫存管理，還需具備全球化管理、財務分析、主導能力與商業敏銳度、系統功能與科技、供應鏈策略、企業社會責任等專業知識。

這項認證涉及戰略採購、物流管理、供應關係管理、供應來源多元化等層次，也是目前全球公認適用於製造業與非製造業產業從事供應管理專業人員的黃金標準，顯示採購人員的角色更趨重要且備受重視，標準也隨之提高。因此，採購人員也須具備談判、業務、管理、口才、邏輯思辨及心理學等技巧了。

依物料類型找出關鍵點，用對工具，讓備料變簡單！

以機械零組件業的現況來說，市場上少量多樣的客製化訂單，大多適用於小批量生產來完成，不過也容易有生產週期短、需快速完成訂單的難題產生，過程中往往需要做生產製程前、中、後的調度，加上現今大環境的變動，例如全球性缺料或疫情影響等等，企業在備料上需要更完整精準的預測。

一般企業以往多為採購人員憑經驗買料備著，但也容易出現「買進來的不是要用的，要用的都沒有買進來」的狀況，這樣的備料是無效的。且一次預估就是一整年，中間沒有定期調整，無法符合實際情況，使得前一年預測的數字也無法讓後一年作為參考，失去累積歷史數據的意義。

備料最重要的是明確訂出要保留的在庫量和下訂單的時間點，兩者須依物料類型、物料的使用頻度和取得物料的前置時間來決定。如關鍵料、專用料、共用料、長交料、短交料…各有不同的備料公式，一般認知的安全庫存量計算公式為「安全存量=緊急訂貨所需天數x每天使用量」，其適用於「價值低、容易損耗」的共用料等非關鍵料，若套用在昂貴的關鍵料，則容易造成高存貨的成本堆積（詳見〈每天辛苦追料，卻換來積壓庫存的窘境〉）。

有關備料所需的應用數據，採購可利用一些有效工具，像是先進規劃與排程系統（Advanced Planning and Scheduling,簡稱APS）來協助制定備料計畫，包括訂單交貨計畫表、採購需求計畫表、設備資源使用計劃表等等。藉由精準得出在庫量及耗量，按實際需求備料，減少物料採購提前期，同時也降低庫存量，以及避免呆料情況產生。

參考資料：smit社團法人中華採購與供應管理協會、《精實現場管理》大野義男．江瑞坤著