近年來在工業4.0的浪潮下，許多工業製造相關企業因應智慧轉型而規畫不少新的策略，加上訂單客製化的市場趨勢，專案愈來愈多，文件也同步增加，研發週期也不斷被縮短，因此容易衍生出一些管理問題，尤其研發為產品生命週期的首要階段，起頭若出了問題，後續其影響可大可小，輕則降低作業效率、延遲進度，重則直接造成公司或客戶的大筆損失，甚至賠上信譽。

研發控管影響開發效率，管理系統可解決多種狀況

在研發過程中，由於圖文由不同人員負責，儲存於自己的電腦中、再以紙本簽核方式傳簽，或上傳至雲端空間共享，這些方式常會發生的錯誤與問題包括：

1.文件資料、工程資料、圖檔散落各處，因無法判斷哪一份才是正確的，容易造成版本修改錯誤或改好的版本又被人覆蓋掉。

2.重要文件圖檔機密性與權限難管理，或因相關人員不在，資訊查找及技術資源分享皆不易。

3.文件申請、審核、發行等作業繁複，版本易發生錯亂。

4.圖檔存儲方式及位置缺乏統一規範，彙整不易，公司智慧資產難以累積。

以上這些狀況不僅影響工作效率，還容易出錯造成損失，若是專案本身研發週期太長、RD圖面複雜或公司資產管理方法不當，可能會造成更嚴重的問題。不過仔細看看，不難發現其中的核心問題即是「文件檔案缺乏單一性」，因此，可仰賴「PLM(Product Life Management)產品生命週期管理」來解決，其可應用的情境包括：

1.圖文多版次管理

比如客製機台，常因客戶需求發生設定變更調整、設計圖或文的改版，因此版本衍生繁多，版本控管不易，容易發生用舊版的圖就直接加工的情形，後續造成重工甚至退貨等不良結果。又或者是標準件的多版次問題，客戶下單要舊版本，公司存在新舊版本同時生產，取錯圖面就會做錯，造成重工甚至客訴退貨。而要避免發生這些漏失，就必須做好圖文版次管理。

2.開發進度管理

企業進行研發時，尤其是協同開發設計，專案時程壓力及連帶影響性更大，為確保整體專案時程如期執行，就須嚴加管控開發進度。若是零件種類眾多、產品多樣少量、手頭上開發專案數多，資源調配不易、進度控管不易，也須有這樣功能的系統搭配，協助執行者順利完成。

3.工程變更

設計變更頻繁、BOM版次複雜，這些常見狀況難以管理，也需應用系統機制來協助。

PLM含括CAD/CAE/CAM檔案、PDM產品資料管理（Product Data Management）、DM文件管理（Document Management）以及PM專案管理（Project Management）等功能模組，可運用在零組件管理、產品結構管理、圖文檔管理、專案管理、變更管理以及各種標準業務流程等分散式大規模部署的產品相關管理上，且於產品從設計、生產至售後支援，從最初構想到上市整個過程的所有資料皆能進行條理分明的存放。

跨單位跨時日皆可延伸運用，累進企業價值

除了當次專案，之後若想推出新產品新方案，也可透過PLM以前儲存的資料瞭解研發週期、測試次數、外部供應商、製造的時間與成本等細節資訊，進而協助企業能更快速正確的制定策略。

不只研發部門可用，跨部門或跨企業的研發專案亦適用，可將其具準確性及一致性的產品資料，提供給企業資源規畫(ERP)、供應鏈管理(SCM)、客戶關係管理(CRM)等資訊系統再利用，加速研發效能，降低生產成本及加快產品上市速度。

例如利用PLM進行電子流程的追蹤完成溝通評估流程，可建立業務與客戶溝通的表單，內容須包括產品統計資訊（如型號、配件類型、材質功能需求等)、設計需求資訊（如規格細項、表面處理等技術評估內容）、客戶需求資訊（如年預估量、價格、功能需求等），其優點如下：

1.傳遞客戶需求資訊，並進行版本的記錄，後續有爭議的時候可以快速找出來檢視

2.記錄客戶的需求類型，後續可進行分析市場需求的走向，並定義企業內部的開發方向。

3.設計單位需求的資訊記錄在單上，讓業務與客戶溝通時能提前將問題問清楚，減少來回溝通的時間。

4.分析成功專案的比例，收集統計不成案的原因，找出企業內部的不足（如成本太高、技術能力不足或時程太慢等），並進行強化，增加企業的競爭力

專案管理者必須掌控整體開發專案的進度與狀態，需處理大量研發圖文資訊，若僅靠人工方式較易有漏失，也無法反映出掌握實際狀況而制定方針，或是資料持有者或相關人員請假，可能造成使用不便而拖延專案進度。因此需要透過系統進行共用零件庫建立，將關鍵零組件標準化，快速組織和管理產品資訊，有助於設計圖文資料整合管理、設計模組化管理、文件及圖檔管理等專案事務，提升研發效率及料件共用率，也能達到集中審核、會簽，版本控管、歸檔控管、查詢快速、生命週期設定、權限管理公司智慧資產的成效。

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圖檔版本唯一性的管控難題

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參考資料：PDM/PLM圖文管理系統如何解決研發部門6大問題？