不是每個人都會用工具，但大家一定要用同一套規則

在企業內訓現場，我幾乎每次都會遇到同一個狀況。

團隊早就開始用 Google Workspace，帳號都有、工具也齊全，但事情還是會漏、會重複、會卡關。

主管常說：「我們不是已經有 Gmail、Tasks、行事曆了嗎？」

學員也會回我：「老師，我們真的都有在用。」

我完全相信。

因為真正的問題，從來不是「有沒有用工具」，而是大家用的是不是同一套規則。

為什麼團隊一多人，工作流就會崩

個人工作流可以靠習慣支撐住，但團隊不行。

我看過的混亂，大多集中在三個地方：

• 每個人對「這封信算不算任務」的理解不同
• 任務命名完全憑感覺
• 行事曆裡的事情，只有建立的人看得懂

結果是一件事同時存在 A 的信箱、B 的 Tasks、C 的行事曆，卻沒有人敢說「我一定有接到」。這種狀態下，再多功能都救不了。

團隊流程的第一步，不是工具設定，而是共用判斷語言

我在帶團隊時，第一件事從來不是教如何執行，而是先確認

三個判斷標準：

• 什麼樣的信件，一定要轉成任務
• 什麼樣的事情，一定要進行事曆
• 什麼情況下，信件可以直接封存

這三件事，就是團隊的「工作語言」。

沒有這層共識，後面教再多操作都會走鐘。

共用規則一：信件只負責「觸發」，不負責記憶

在團隊流程中，我會明確定義：

信件的角色只有一個：讓事情被看到。

只要一封信符合以下任一條件，就一定要離開信箱：

• 需要有人跟進
• 需要等待結果
• 需要在未來某個時間處理

如果沒有行動需求，看完就封存。

這個規則一旦確立，信箱的心理壓力會立刻下降。

實務操作：三步驟處理每一封信

1. 判斷需不需要行動
2. 問自己一句：「這封信需要我做什麼嗎？」
3. 決定放在哪裡

• 有明確時間、影響他人 → 行事曆
• 個人處理、時間彈性 → Tasks
• 封存信件
• 任務或活動一建立，信件立刻封存或是移到已處理區，代表「交棒完成」。

共用規則二：任務命名一定要讓別人看得懂

我會直接禁止這三種命名方式：

• 回信
• 處理信件
• 跟進一下

任務命名必須包含三個元素：

• 動作：你要做什麼
• 對象：針對誰或什麼
• 產出／狀態：結果是什麼

例如：

• 整理報價給 A 客戶
• 更新合約版本並回傳法務

共用規則三：Tasks 是責任，行事曆是承諾

在實務上，我會幫團隊劃得非常清楚：

• Tasks = 誰負責
• 行事曆 = 什麼時候一定會發生

只要涉及跨部門、對外、交付時間，一定進行事曆；

個人準備、內部追蹤，留在 Tasks。

快速判斷：這件事該放哪裡？

• 沒有明確時間 → Tasks
• 有時間但不影響他人 → Tasks（設到期日）
• 有時間且影響他人 → 行事曆
• 行事曆事件需要準備 → 從行事曆再建 Tasks

共用規則四：命名要能被搜尋與排序

我會建議加上簡單前綴，例如：

• 【客戶】整理報價給 A 公司
• 【內部】確認專案 B 進度

重點不是美觀，而是全隊一致。

共用規則五：建立「轉換完成」的默契

我會要求團隊記住一句話：

事情還在信箱，就代表還沒交付。

只有信件被轉成任務或行事曆，事情才算進入流程。

流程設計的本質，其實是降低誤解

我常跟主管說，流程不是為了控管人，而是為了減少那句：

「我以為你知道。」

當共用規則與命名方式清楚，事情自然會走到正確的位置。