「這個專案月底前要完成，交給你了。」

升上主管後的第一場會議，老闆只留下這一句話。

我當下立刻點頭，努力讓自己看起來篤定又專業，語氣還特別自信地回應：「好，沒問題！」

直到回到座位，打開 Excel 開始盤點資源時，心裡才慢慢涼下來 — —

「我的天啊！KPI 是真的，可是人力沒補、預算沒給、時間緊得要命，連工具都沒有！」

更現實的是，底下團隊早就忙到焦頭爛額。突然多出來的任務，大家臉上幾乎都寫著：「為什麼要幫你？」

這就是許多新手主管最常面對的現實：KPI 是硬的，資源卻是空的。

當你什麼都沒有，卻被交代結果時，你要先做的不是抱怨，而是盤點

先說殘酷的真相：主管的角色，往往不是「選擇接不接」，而是「接了之後，怎麼做出來」。

面對什麼都沒有的情況，我建議你第一件事不是抱怨資源，而是做一件事：

列出現有能掌握的資源，誠實盤點你擁有什麼。

1. 目前團隊有哪些人？
2. 各自的專長與可支援時間是什麼？
3. 哪些事可以簡化或暫停？
4. 有沒有其他部門可以協力？
5. 有哪些流程、工具可以提高效率？

當你開始用「資源經理人」的角度看待手上的一切，你就不只是「被交辦任務的人」，而是「創造條件讓目標被實現的人」。

缺資源不是藉口，但可以是爭取籌碼

許多主管卡在的點是：「我怕說我做不到，會被認為沒能力。」

但其實，提出問題與困難，不是抱怨，是職責的一部分。

所以，重點反而在「你怎麼說」。

別只是說：「這不合理。」

建議改說：「我理解這個目標的重要性，然而，根據目前狀況，我盤點後發現三個主要挑戰……我們有三個可能的解法，但需要主管支援資源調整或授權。」

這樣說，有幾個好處：

1. 展現你不是「不做」，而是「想做、但實際評估過」；
2. 幫上級看見你有「資源運籌能力」，而不是只是等人給答案；
3. 為日後資源不足導致延誤，提前做風險溝通。

職場不是說「不可能」的地方，但你可以學會說「我這樣做會有風險，我建議這樣調整。」讓項目有往前進的感覺，而不是停滯不前。

如何帶團隊一起扛下「不可能的任務」？

另外，很多主管不是怕 KPI 本身，而是怕部屬不配合。

這時候，不要急著把「壓力轉移」，而是要用以下三步驟，建立「我們一起完成的氛圍」。

第一步：透明溝通，讓大家知道不是你亂交辦

你可以這樣說~

這是我們部門這季的關鍵任務，我也知道目前大家都很忙，但這件事影響很大，也會是大家表現的關鍵。我會和大家一起找出能配合的方法。

透明說明來源、目標與影響，是建立信任的第一步。

第二步：任務拆解，不要一口氣餵給大家

KPI 是壓力，但拆成一個個可執行的任務，就會是節奏。由上而下的目標往往是巨大且抽象的，所以我們可以通過以下三個方式，來讓團隊更好的承接和執行。

• 將任務切成小階段，設立每一個關鍵里程碑。
• 各階段設定具體負責人與時程，以及提供資源。
• 提供小勝利感（每週完成進度分享或小表揚），慶祝一下。

這不只是幫部屬，更是讓你自己清楚掌握進度。

第三步：為團隊「擋壓」但不「擋責」

你可以跟團隊說~

有什麼問題先找我，我來協助爭取、協調、排優先順序。但完成成果，還是我們一起努力。

擋壓是情感上的支持；不擋責，是成長的機會。

當資源真的要不到，怎麼辦？

身為主管，我們還是會面臨努力溝通後，真的爭取不到任何資源的時候，那該怎麼辦？

這時候，請記得三件事：

1. 把 KPI 拆成「最小可實現目標」

你可以這樣說~

我理解這是整體目標，但依照目前狀況，我建議這一輪先達成以下三個關鍵項目，後續可以再擴展。

這招就是以當下我們有限的資源，來評估可完成的範圍。因為有時候，主管只是希望我們「開始動起來」，並不一定要一次完成全部。

2. 做成「資源清單」，記錄成長路上的需求

當你開始有成果，就有更多本錢向上提出需求。

你可以說：

目前我們的成果，是在A、B條件下完成的。若未來能補足C、D資源，我相信能進一步提升效率與結果。

這不是要求，是「用事實證明資源效益」，會讓上級更願意支持你。

3. 利用工具與流程，讓小團隊有大效率

工具就是現代主管的好隊友。

像我創辦的團隊，就是從3人開始，幾乎什麼都靠工具自動化，甚至善用AI，省下大量時間與人力。

當我們只有小資源，就要學會放大槓桿。

最後，我想送給每個「沒資源卻有責任」的你……

資源從來都不是給足的，是你一步步爭取與整合出來的。KPI 永遠不會少，但能力也會因此長出來。

作為一個新手主管，你可能會覺得處處不公平、處處不合理、處處無能為力。

但也正因為這樣，你才會開始真正學會「管理」這門課：

• 管人不只是情緒溝通，更是資源整合；
• 帶事不只是執行任務，而是策略判斷；
• 被交辦不是受害者，而是你開始學會承擔、盤點、創造的開始。

KPI 永遠都會在，但主管的成長，是從一次次「什麼都沒有」裡，學會「創造條件」，學會帶領他人。

這，才是真正值得自豪的能力。

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