專案經理Emma負責這次新產品的推廣，她一邊盯著電腦螢幕，觀看各部門主管在Google Meet上隔空交火，一邊努力記錄會議重點。

行銷部率先發言：「我們一定要在社交媒體上大力推廣，這樣才能吸引年輕族群！」

研發部不甘示弱地回應：「我們的優勢是產品品質，應該找專家代言，展現我們的技術實力。」

行銷部立刻反駁：「如果不找KOL推廣，消費者根本不會有興趣，我們很快就會被競爭對手超車了！」

研發部則堅持：「一直靠網紅行銷是不夠的，消費者更願意相信專家吧！不然我們做個市場調查，看看哪種方式更受歡迎？」

行銷部回答：「市場調查可以做，但產品上市時程很緊迫，你們最好先把方案跟預算列出來，否則會來不及。」

聽到兩個部門「激烈溝通」暫歇，總經理跳出來指示大家跟進，並決定下週再召開一次線上會議，為這次長達兩小時的會議作結。

會議結束後，Emma嘆了口氣。這場會議時間很長，每個人的發言相當多，要整理出一份「精簡而完整」的會議記錄並不容易。尤其是線上會議無法看到對方表情，不僅要隨時記下發言者是誰，一不留神還會遺漏重點。更別提多方會議時眾人各執一詞、互不相讓的混亂情況，讓整理會議記錄的難度大增。

Emma心想，若能有個「會議記錄小助手」自動記錄發言內容並整理成要點，那該有多好！

Tactiq化身線上會議小助手

線上工具「Tactiq」是個AI小助手，能幫助我們解決線上會議的三大難題：

•  不遺漏重點：AI完整記錄逐字稿，會議過程還能隨時劃重點，所有細節不遺漏。
• 記住發言人是誰：AI自動標記發言人，方便追蹤進度。
• 製作待辦清單：無論是老闆的交辦事項、跨部門的問題、客戶的需求，或是關鍵結論，在開會時都能第一時間用標籤區分完成分類，輕鬆做出待辦清單。

操作步驟

使用Tactiq 這個AI線上會議小助手只需要4個步驟：

〔STEP 1〕安裝程式

「Tactiq」 是一款瀏覽器擴充功能，適用於現在常見的視訊會議軟體，像是Google Meet、Microsoft Teams、Zoom以及Cisco Webex。

安裝後，未來每次開啟線上會議，Tactiq都會自動執行。

〔STEP 2〕快速掌握Tactiq的操作方式

在Google Meet等視訊軟體上，Tactiq以附設小工具的形式顯示於螢幕側邊。

介面布局分為三個區塊：

• 視訊軟體區：原有的視訊軟體畫面。
• 逐字稿區：AI即時擷取發言內容，轉為文字記錄。
• 功能區：螢幕截圖、暫停運作等功能按鍵。

逐字稿區是AI運作的核心，發言人是誰以及所有發言內容都有完整記錄，甚至某些冗言贅字或斷句不清楚的地方，也會經由AI之手同步進行簡單的修正。

有了這個功能，我們不用再手忙腳亂地一邊開會、一邊寫筆記，也無需擔心一恍神就遺漏了會議重點。

Tactiq操作介面圖示

〔STEP 3〕用標籤分類，輕鬆製作待辦清單

Emma製作會議記錄時，常被行銷部和研發部的意見搞得暈頭轉向，總經理還會穿插其中給予指示。該怎麼快速分類重要內容呢？

運用Tactiq的標籤（Tags）功能，就能在線上會議進行時，同步將重要內容依照不同屬性進行分類。

系統預設四種標籤：決策（Decision）、行動（Action Item）、問題（Question）與標註（Callout）。直接用滑鼠選取逐字稿區的某段文字，即可加上標籤。更重要的是，還能預先設計專屬於自己的標籤系統，讓分類邏輯更符合需求！

舉例來說，頭暈腦脹的Emma將標籤系統設計為：

• Decision：總經理的裁示或重要決策。
•  Action Item：各部門後續執行的工作。
• Question：灰色地帶的問題、尚未整合的爭議，或是留待下次會議討論的事情。
•  Callout：Emma個人執行的工作。

透過這樣的分類方式， Emma為每段發言「劃重點」的同時，也依照不同目的把每個重點分類存放，大幅縮短事後整理會議記錄的時間。

Tactiq客製化標籤操作示意圖

良好的會議記錄必須包含一份清晰的待辦清單，讓所有與會者在會後迅速回顧重要決策，清楚掌握自己的任務。

上至老闆的指示、下至同事的需求，以及每項任務由誰負責、如何執行、回報頻率與完成期限，都是待辦清單必須記錄的內容，也是整理會議記錄最耗時的地方。

如今，AI逐字稿搭配標籤分類功能，簡化了製作會議記錄的程序，讓工作效率倍增！

如果你也想像Emma一樣客製化自己的標籤系統，可在Tactiq的設定頁面（連結附於文末），依序點選Account & Settings→Settings→Tags，即可調整或新增標籤內容。

〔STEP 4〕完成會議記錄

會議記錄的形式可能會因為企業文化或主管偏好而有所不同，常見兩種流派：

• 行動方針派：只記錄待辦事項與關鍵決策，省略其他發言內容。簡明易懂，屬於一般企業喜愛選用的方式。
• 鉅細靡遺派：按照議程順序或發言先後，詳實記錄每段內容，整理完成的會議記錄讀起來近似逐字稿。屬於政府機關、公務人員常用的方式。

無論你是哪種流派，Tactiq輸出的成果都能滿足需求。善用標籤功能，能替行動方針派的使用者高速完成待辦清單；經由AI自動生成的逐字稿，則是鉅細靡遺派使用者的一大福音！

技巧再升級

〔技巧1〕優化逐字稿品質

如果你在使用過程中發現語音辨識的效果不佳，逐字稿錯字連篇，請特別留意「轉錄語言」（Transcription Language）的設定。Tactiq依照轉錄語言生成逐字稿，目前還無法兼顧多種語言。舉例來說，在中文對話的情境，若不小心將轉錄語言設定成英文，就會影響到逐字稿的品質。

〔技巧2〕給重度使用者的4個祕訣

如果你是線上會議的重度使用者，以下還有4個值得嘗試的操作祕訣：

• 螢幕截圖：擷取螢幕畫面（例如講者的投影片），自動附帶時間標記，事後輕鬆對照會議內容與截圖畫面。
• 連接雲端硬碟，自動儲存記錄。
• AI工具包：讓AI做摘要、條列重點，或為下場會議撰寫議程等。
• 字詞替換（Auto-Correct）：替換常見錯字或專業術語。例如，「IP」一詞既代表智慧財產權，而在半導體業又常被視為「矽智財」的簡稱，這類行話都能用Auto-Correct功能，交由系統自動辨識與替換。

AI小講堂

Transcribe（語音轉文字）技術在生成式AI浪潮之下大放異彩。除了本文介紹的Tactiq之外，Scribbl、noty.ai也是功能類似的AI線上會議助手。更廣泛來說，除了製作會議記錄與逐字稿，「替影片建立字幕」也是這種技術的強項，以往勞力密集的工作，如今彈指之間就能完成。

從技術發展來看，語音轉文字技術在英文方面的表現非常令人驚豔，繁體中文在相關領域儘管起步較晚，也正以驚人的態勢成長、茁壯。

實用工具連結

Tactiq安裝連結

Tactiq設定頁面

※ 本文摘自《30個必學的AI行政工作術》(商周出版)，由商周出版授權刊登