現在是編製預算的季節，所以跟大家來交流一下年度預算到底如何編製。在我輔導的過程發現，很多的老闆想編製預算，但因為預算是用數據來管理，它是一個規劃控管的工具，一旦編製預算員工就必須被監督，所以往往員工都會排斥編製預算，今天就跟大家來交流預算編製有哪些重點。

預算是數量化及書面化的經營計畫，具備五大功能

預算是一份詳細的計畫，但這個計畫不是在老闆的腦海裡，而是必須用書面化、數量化的方式來表達，企業在一段期間的資源如何取得以及運用，所謂的資源包含人力、物力與財力，因此，預算包括營運計畫及財務計畫。

一般企業甚至中小企業都會進行預算的編製，因為預算有以下這些功能：

第一個功能是進行規劃，讓公司的主管跟員工了解明年的營運計劃，提前準備資源，也可以做合理的資源調配。比方說：如果發覺明年度可能會虧損的話，企業就必須提早擬定因應對策，而不是且戰且走。

舉一個真實輔導的經驗，某家公司是做手機通訊，全省有60家門市，當我們完成預算編製在做審查時，發現有三家門市是虧損的，當時我們找了門市的店長跟業務副總來討論，經過分析之後，確認這三家門市是無法賺錢的，但是因為12月到隔年2月是旺季，這三家門市它是獲利的。

總經理當下決定這三家門市在明年3月就撤店，如果公司沒有編製預算，門市可能到了3月出現虧損的時候才發現有問題，一般總經理不會立即就把門市撤掉，如果到了4月、5月甚至到6月才決定撤店，公司虧損就會擴大。

第二個功能是透過預算制度可以瞭解其他部門在做什麼，比方說：公司的營收要成長15%，除了業務單位知道營收成長，包括生產、採購單位甚至是財務單位都要瞭解預算在做什麼，如何提供其他部門協助。

第三個功能就是資源的配置，一家企業它的機會是無限，但資源會競爭使用，透過預算制度，我們可以資源做合理的分配。

第四，預算的功能是實際跟預算的差異分析，我們可以透過每個月的差異分析來控制當時設定的獲利跟營運是否達成。

最後一個功能是透過預算制度可以評估主管的績效，對於比較努力達成預算的主管要多給獎勵，預算的精神是獎勵大於懲罰。

預算推動困難、未能有效落實的三大原因

既然預算這麼重要，它是規劃、管理控制的工具，為什麼很多企業預算推動困難，而且無法有效落實，根據我的輔導經驗，整理出三大原因：

第一，很多老闆不知道預算的重要性，他認為所有的經營藍圖都在腦海裏，也認為預算編製是大企業才需要做的，所以中小企業不願意推動預算制度。

第二，老闆不清楚如何編製預算，所以有些老闆請財務主管自己編製一份預算，但他沒有透過各部門的主管來共同編製，因此無法落實預算。

第三，雖然有些公司開放給各部門主管編製，但預算只是給老闆看，並沒有每個月做差異分析，這樣預算編製就形同虛設。

預算管理包含五大步驟，必須同時考量技術及人性面

預算管理範圍的五個步驟，包括預算的規劃、編製、執行、控制以及考核與激勵。在預算編製前不是拿EXCEL來編製，而是必須先規劃明年度營收成長的比率。

例如：公司營收成長達到15%，主要是銷售什麼產品，如果是新產品就要延伸到研發部門，因為研發部門必須提出新產品推出的一個時辰，規劃完之後才能進行預算的編製。

後續，明年度執行時公司必須每個月做差異分析控管，如果營收沒達到是什麼原因?是售價的因素還是銷售量的因素，是公司的產品策略改變，還是因為競爭的因素，經過預算的控制才能達到我們當時設定的目標。最後的步驟就是要跟員工的考績綁在一起。

主管虛報預算的三大原因

這五大步驟都必須考量技術面跟人性面，其實預算是一個技術性的工作，但預算編製的時候，人性面臨考驗，很多主管會虛報預算。主要的原因有三：

第一，因為很多主管為了達成績效目標，所以會虛報預算。比方說：如果明年度的銷售預算是五千萬，業務主管往往會編4千八百萬，當他達到五千萬，老闆會覺得你績效比較好，獎金就會比較高。另外，也可能為了要保留未來的成長空間，因此會虛報預算。

第二，主管很難掌握明年度的績效，所以為了因應不確定事項，就會保留一些彈性的空間。比如說競爭對手推出新產品或是降價，公司的銷售預算可能就會受到影響。也或是原物料價格上漲，採購主管可能會高估採購成本，保留彈性空間。

另外，如果機器意外故障，維修部的主管就會多編一些維修費，以備不時之需。如果你有外銷或進口，匯率的波動也會影響到公司的營收跟採購成本，所以主管為了因應不確定事項，一定會保留一些彈性空間。

第三，費用預算往往在資源分配過程中被刪減。也就是公司如果達不到設定的經營目標，有時候總經理不知道要刪誰預算，他乾脆每一個部門都costdown 10%。

我曾經碰到一家公司，因為大家省不下預算，所以總經理要求每個主管全面降低10%的費用預算，這些主管就會形成一個心態，因為總經理會砍預算，所以明年度我就多編一點，這也是主管要虛報預算的原因。

影響預算編製準確性的五大因素

每家公司都能編製預算，由於產業特性不同，有些行業比較好編，有些行業比較不好編。比較不好編製預算的行業像是自主性不強的產業，比如說代工產業，公司主要是接國外客製化的訂單，訂單的能見度很低。

例如：有一家做連接器的公司，雖然它訂單能見度只能看到未來三周，但它還是有歷史資料可以做參考，仍然可以編出一個合理的預算。另外，有些行業市場變化比較大，比如說營建業、工程業，主要是接政府的專案，如果專案沒有進來，預算就會不準。

比較好編製預算的行業是屬於自主性比較高的行業，比如說公司有品牌、標準化的產品，甚至公司產品是熱門商品，一推出來大家就搶著買，這樣的公司比較好編列預算。

第二個因素是公司的主管是否具有整合內外環境變動因素的能力，當他對於內外環境的變動因素整合能力越強、分析能力越強，這時他就能編製一個比較合理的預算。

第三個是經驗傳承，預算是一個具有技術性的工作，如果主管對於編製預算有經驗，他就能預估內外環境變化，編一個比較合理的預算。

第四個是要有配套的獎懲措施，如果公司鼓勵主管努力挑戰高目標的營收，努力達成費用控管然後給予獎勵，這時預算就會比較準確。

最後一個影響預算編製準確性的因素就是老闆設定的年度目標是否合理，有些公司的董事長或總經理把營收目標喊得很高，主管為了配合總經理，他會編一個更高的預算，結果隔年度達不到目標，這些就是影響預算編製準確性的五大因素。

今天分享的預算功能、主管虛報預算的原因以及影響預算編製準確性的因素，希望讓大家對預算管理制度有進一步認識。下一個章節，我們將繼續跟大家分享預算編製架構以及各項重要預算的編製要領。

延伸閱讀：財務管理_企業年度預算編製要領PART2

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