採購人員的職責與常見的困擾

採購人員的職責主要是企業產銷過程中，以經濟合理的方法獲取企業生產所需的物料。所謂經濟合理的方法指的是：

1.適當的時間-Right Time

2..適當的地點-Right Place

3.適當的價格-Right Price

4.適當的品質-Right Quality

5.適當的數量-Right Quantity

這裡我彙整了採購人員常見的五大困擾以及因應的對策，後續會一一進行說明。

一般常見的採購人員績效衡量指標，以及計算公式如下，提供給大家參考。

供應商管理

供應商管理包含供應商的評估與考核。下圖是採購人員開發新供應商的程序。首先，我們會從供應源進行搜尋，哪些廠商可以提供公司所需的材料，建議採購人員可以把名冊進行彙整，這些資料就是採購料源的葵花寶典。接著，我們要進行供應商的評估，如果它可以順利成為公司的合格供應商，後續就可以進行採購作業。

當完成交易後，建議採購人員要定期針對供應廠商的交貨品質、準時率進行考核。另外，我們平時也要跟廠商建立良好關係，將來公司遇到緊急的採購案件，可以尋求廠商的協助。

1.供應商評估

供應商的評估跟考核有什麼不一樣?評估就是採購人員跟供應廠商交易之前的評鑑，包含：提供的材料是否適合我們公司、供應商的公司管理水準是否良好。如果這兩個部分都沒有問題，通常可以成為公司的合格供應廠商。

2.供應商考核

供應商的考核項目包含品質、交期、配合度以及價格。但因為價格的統計資料，如果沒有ERP系統協助，供應商的價格考核不易進行，因此，一般公司大多會針對其他三項(品質、交期、配合度)進行考核，如下圖。

考核後，我們可以將供應商評定不同的等級，再針對不同等級的供應商給予不同的獎懲。例如：A級廠商，公司可以給它更多訂單，D級廠商可能暫停採購或是進行輔導。

供應商交貨延誤的控制

我曾經幫一家公司輔導，當時他們產品的交貨準時率只有68%，所以老闆希望我可以協助公司提昇交貨準時率。首先，我請他們將產品交貨延誤的原因逐一列出，接著，再找出關鍵的問題點優先解決。當時評估的結果，找到了影響生產排行第一名的問題點，就是原料供應不及時。

我們利用這個問題點進行原因分析，後續針對「採購未及時跟催到料」這個項目提出六點改善對策，如下：

1.交期前七天，應以電話提醒廠商務必準時到貨。

2.到貨後，最晚隔天上午必須更新ERP資訊，以便掌握最新料況。

3.每天察看一次採購單，針對預計三天後交貨的部分進行重點跟催。

4.對生產急需者，尤其是下周要進行生產的部分，加強跟催。

5.將可能延誤交期的原物料資訊回饋給生產單位。

6.加強採購合同管理，訂定罰則或於採購單上加列交易條件。

為了讓採購人員可以控管供應廠商的交貨進度，下面提供一些工具與方法給大家參考：

1.採購單與收料單的對應

2.廠商交貨進度控制表

3.ERP軟體

4.模擬發料單

5.缺料表

6.五階段物料跟催法

• 交期前14天
• 交期前7天
• 交期前3天
• 交期當天
• 交期延誤

善用ERP，提升採購人員工作效率

最後，建議採購人員善用ERP系統，可以大大提升工作效率。例如：透過物料需求計畫產生請購作業，節省作業時間；透過報表運用，採購人員可以掌握交貨進度，便於跟催交貨狀況；也可以分析採購金額、採購價格的波動，找出有效降低購料成本的方法；甚至可以定期針對供應商進行考核，確實掌握廠商的交貨品質與交期狀況。

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