在印刷產業中，委外加工是極為常見的營運模式。愛德印刷作為亞洲重要的聖經印刷基地之一，業務涵蓋多種語系、版型與裝訂需求，對於生產協同與交期控制的要求非常高。面對日益複雜的委外作業流程，過往倚賴人工的管理方式已逐漸難以應對。

一場委外作業，怎麼變成全公司的時間黑洞？

愛德印刷原本的委外管理方式高度依賴人工，從供應商選擇、進度回報到報工核帳，流程繁瑣且缺乏即時性，常常需要外協人員逐步查詢、手動登錄資料，既耗時又容易出錯。供應商和內部資訊不同步，溝通成本高，導致延期或品質問題常常要到後段才被發現，影響整體排程。不僅容易出錯，當供應商與內部資訊不同步時，也增加了作業上的誤差與溝通成本。

此外，進度無法即時掌握，報工資訊分散，若外協廠端發生延期或品質問題，往往需要等到後段發現才有辦法補救，造成整體排程的干擾。

改變從這裡開始：鼎新METIS打造數位外協流程

為改善外協流程的透明度與效率，愛德印刷選擇導入鼎新METIS平台，透過數位化方式重構委外作業流程，落實三個關鍵目標：

▲自動派工與智慧通知

將委外採購邏輯封裝於系統中，平台可根據不同品項與條件，自動推薦最合適的供應商，並一鍵推送任務通知給外協人員與合作廠商，節省大量溝通與等候時間。

▲即時報工與透明追蹤

系統會根據實際報工資訊判定預估完成日期，並自動記錄每日作業狀況。若出現異常或延期，管理人員能即時掌握，並據以調整產線或交期安排。

▲報工與入庫自動對接

當報工完成後，系統會主動生成ERP入庫單，對應工單內容自動對帳，包含數量與單價資訊，簡化後續的財務作業與核對流程。

實際效益：效率翻倍、錯誤減半，真正看得到的改變

導入鼎新METIS平台後，愛德印刷不只是流程跑得更快，整體作業節奏、部門之間的協同品質也同步提升，讓原本壓在基層同仁身上的行政負擔有效減輕。

1、委外分配效率提升100%

過去外協人員必須逐筆比對採購品項、查找合適供應商，甚至還要手動回填系統派工結果，繁瑣又容易出錯。現在，系統能依照產品類型與歷史紀錄，自動推薦供應商並推送任務通知，實現一鍵派工、即時到位，原本需要花半天處理的作業，縮短至幾分鐘就能完成。

2、委外訂單準時交付率達94%

由於系統每日自動更新外協進度，任何異常或延遲都能即時顯示給負責人與主管查看，不再需要事後追蹤或依靠人工確認。外協廠也能即時接收到加工要求與交期變更，整個供應鏈節奏更同步、配合度更高，準時率從過往的七成左右，穩定提升至九成以上。

3、對帳效率提升 53%

系統會根據每日報工結果自動生成ERP入庫單，包含加工數量、單價與工藝資訊。財務人員只需核對系統匯總結果即可完成入帳，不再需要逐條比對報表與請款單據。省下的不只是時間，更大幅降低了因人為失誤導致的金額錯差與帳務追溯壓力。此外，供應商也能即時查看訂單細節與工藝要求，當有變更時系統會即時更新，減少因資訊延誤導致的錯誤風險。

數位化沒有捷徑，從看得見的流程開始走對第一步

對愛德印刷來說，導入鼎新METIS平台不只是系統升級，更是企業思維的改變。從手動轉向自動、從事後追查變成即時監控，企業開始用數據說話、用系統做決策，也讓原本忙於流程處理的同仁，能把時間重新投注在更有價值的事務上。

這樣的轉型不需要一次到位，也不必追求高深的技術，只要找到對的起點，例如外協這種日常運作、但經常被忽略的流程，就能真正走出屬於自己的數位升級之路。