2025-05-23
嵇慧
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數位轉型不一定要從最複雜、最前沿的技術下手,有時候,從一個每天都在用、卻被忽略的流程開始,更能發揮關鍵影響力。委外流程,在印刷與製造業中看似平凡,卻經常隱藏著大量的人力浪費與資訊斷層。愛德印刷選擇從這裡出發,導入鼎新METIS平台,透過數位化重構外協作業,打造出即時、透明、可追蹤的管理流程。
在印刷產業中,委外加工是極為常見的營運模式。愛德印刷作為亞洲重要的聖經印刷基地之一,業務涵蓋多種語系、版型與裝訂需求,對於生產協同與交期控制的要求非常高。面對日益複雜的委外作業流程,過往倚賴人工的管理方式已逐漸難以應對。
愛德印刷原本的委外管理方式高度依賴人工,從供應商選擇、進度回報到報工核帳,流程繁瑣且缺乏即時性,常常需要外協人員逐步查詢、手動登錄資料,既耗時又容易出錯。供應商和內部資訊不同步,溝通成本高,導致延期或品質問題常常要到後段才被發現,影響整體排程。不僅容易出錯,當供應商與內部資訊不同步時,也增加了作業上的誤差與溝通成本。
此外,進度無法即時掌握,報工資訊分散,若外協廠端發生延期或品質問題,往往需要等到後段發現才有辦法補救,造成整體排程的干擾。
為改善外協流程的透明度與效率,愛德印刷選擇導入鼎新METIS平台,透過數位化方式重構委外作業流程,落實三個關鍵目標:
將委外採購邏輯封裝於系統中,平台可根據不同品項與條件,自動推薦最合適的供應商,並一鍵推送任務通知給外協人員與合作廠商,節省大量溝通與等候時間。
系統會根據實際報工資訊判定預估完成日期,並自動記錄每日作業狀況。若出現異常或延期,管理人員能即時掌握,並據以調整產線或交期安排。
當報工完成後,系統會主動生成ERP入庫單,對應工單內容自動對帳,包含數量與單價資訊,簡化後續的財務作業與核對流程。
導入鼎新METIS平台後,愛德印刷不只是流程跑得更快,整體作業節奏、部門之間的協同品質也同步提升,讓原本壓在基層同仁身上的行政負擔有效減輕。
過去外協人員必須逐筆比對採購品項、查找合適供應商,甚至還要手動回填系統派工結果,繁瑣又容易出錯。現在,系統能依照產品類型與歷史紀錄,自動推薦供應商並推送任務通知,實現一鍵派工、即時到位,原本需要花半天處理的作業,縮短至幾分鐘就能完成。
由於系統每日自動更新外協進度,任何異常或延遲都能即時顯示給負責人與主管查看,不再需要事後追蹤或依靠人工確認。外協廠也能即時接收到加工要求與交期變更,整個供應鏈節奏更同步、配合度更高,準時率從過往的七成左右,穩定提升至九成以上。
系統會根據每日報工結果自動生成ERP入庫單,包含加工數量、單價與工藝資訊。財務人員只需核對系統匯總結果即可完成入帳,不再需要逐條比對報表與請款單據。省下的不只是時間,更大幅降低了因人為失誤導致的金額錯差與帳務追溯壓力。此外,供應商也能即時查看訂單細節與工藝要求,當有變更時系統會即時更新,減少因資訊延誤導致的錯誤風險。
對愛德印刷來說,導入鼎新METIS平台不只是系統升級,更是企業思維的改變。從手動轉向自動、從事後追查變成即時監控,企業開始用數據說話、用系統做決策,也讓原本忙於流程處理的同仁,能把時間重新投注在更有價值的事務上。
這樣的轉型不需要一次到位,也不必追求高深的技術,只要找到對的起點,例如外協這種日常運作、但經常被忽略的流程,就能真正走出屬於自己的數位升級之路。
AI數智驅動
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