簡報對象分析

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簡報對象分析

2022-05-05

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你的簡報對象是同事、主管、老闆、客戶、中小企業主?每一類型的聽眾都有著不同的需求，你所製作的簡報能一次就中的訣竅在於：你是否有用精準的邏輯與表達方式，對你的聽眾說出他們想要的答案。

每天上班我們都會有大大小小各種形式的會議，向主管報告工作進度、和同事協調內部資源或是向客戶及合作夥伴介紹公司與商品，甚至可能你有機會到學校或社團演講或是擔任公司內部的教育訓練講師。面對不同的溝通對象，到底要如何有效溝通?如何透過精準分析，找出對方習慣的溝通方式。

利用簡報七原則進行對象分析

我曾經參與過1000家以上的公司與企業提案教育訓練，加上自己過去在美國公司的工作經驗，所以常常需要和不同類型、國家的人溝通，這裡我整理了7種常用的分析原則，你可以把這些原則當做是簡報對象篩選器，針對要溝通的對象簡單分類，當做溝通輪廓的分析參考。

原則一：簡報對象是在內部還是外部

內部對象包含你的主管或同事，外部對象則是客戶、合作夥伴或者是其他外部場合的演講與分享。

內部對象因為和你是同公司，就算你講的很差，相較於外部對象，他還是比較願意聽你說，而且通常簡報時間比較短。如果是外部對象，通常簡報時間比較長，但因為和你沒有工作的直接關係，你講得不好對方可能很快就會離開簡報現場，

這些都會影響簡報時間長度的設計與架構。

原則二：簡報對象是一般消費者還是企業

如果簡報受眾是個人消費者，溝通的方式就偏感性，因為這些客戶購買或參加的動機大都來自於當下的感覺與情緒反應，購買預算與決定全掌握在自己。

但面對外部的企業客戶，他的決策或採購都有公司規定的流程，聽者會比較理性，這個原則會影響簡報的內容風格，所以，如果你使用面對消費者的簡報範本來修改，很容易讓企業客戶覺得不夠專業。

原則三：溝通對象的公司位階

簡報的時候必須考慮到對方是基層的員工還是主管，如經理、副理甚至是更高位階的總經理，或者是年資和你相近的同事、客戶，抑或是位階比你小的部屬、客戶。不同位階的人會有不同的思考角度，職位較高的主管思考的會是戰略問題，位階較基層的員工思考方向則偏向戰術與執行問題。

要留意的是，同樣的職稱可能在不同的產業位階與權利是不同的。在民營企業中主任可能是中階主管，但換成政府單位主任則是高階主管。經理這個職稱在大型企業可能是中階主管，但傳統產業則是高階主管。和高階主管溝通的內容要見林又見樹、掌握全貌，不要拘泥不必要的小細節。和基層主管、一般員工溝通則要掌握細節，不要談太多不能落地執行的內容。

原則四：簡報對象屬於專業領域嗎?

有時候你會遇到一種狀況，就是簡報內容非常專業，使用到非常多專業術語，但如果對方沒有這樣的背景就會聽不懂。

我過去常看到一種狀況，就是負責資訊的主管是人力資源背景出身，但他同時要管資訊、法務及人資三大部門。如果你是資訊部員工，向主管報告時要注意哪些?其實你可以改用人資的角度讓他瞭解，或者多舉一些案例故事，因為他的專業不是資訊，而是人力資源管理。如果用了太多艱澀難懂的專業術語，與他溝通預算及計畫往往事倍功半，甚至很多提案他都不會點頭同意。

另外一種狀況是在專題演講或研討會中，很多工程師、醫生在簡報中納入太多的行業術語，就會讓缺乏此專業背景的聽眾一知半解。因此，簡報溝通前一定要事先瞭解對方的知識背景與能力，才能提早修正簡報內容。

原則五：參加者聽得懂簡報內容嗎?

你可能曾經有這樣的經驗，在簡報過程中發現某位聽眾的眼神感覺不對，或者有些比較詳細的段落說明，幾位聽眾看起來很難保持專注。當你沒有隨時注意這群人的基本問題與知識水準，適時的暫停、並在下次會議前修正溝通方式，就很難讓這些人進入狀況。

另一種狀況是很多人在聽簡報前，並不瞭解中間發生了什麼事。像是企業或政府提案往往需要進行很長的時間，但每一次聽簡報的人都不同，尤其很多高階主管可能只會參加第一場和最後一場簡報，所以不瞭解中間的細節。同樣的情形也會發生在公司內部，平常你都是和經理做簡報，但這個案子最後還是要總經理批准，但總經理可能對專案細節並不清楚，他可能需要花比較多的時間消化資訊。簡報細節的拿捏，也是簡報溝通者必須納入考量的要素。

原則六：簡報對象是一對一還是一對多?

分析受眾時可以分為單一聽眾和混合聽眾兩種模式。單一聽眾相較混合聽眾比較簡單，因為他們的背景輪廓較相似，所以溝通方式與內容也會相近。但很多情況面對的是混合型的受眾，你可能會遇到以下的問題：

參加者對你提供的資訊會有認知不對等的狀況，例如：你的商品是屬於專業型產品服務，但參與會議的人員同時有總經理和承辦人員，如果你使用太多的專業術語，總經理或採購決策者可能會聽不下去；但簡報過於簡單，專案評估的實際執行者會覺得你的簡報沒有細節。

另外，企業內訓的對象可能同時有資深和新進的員工，你要如何照顧到兩種不同的參加者。像我過去常常會有很多大型研討會的演講機會，聽眾來自各種產業，所以很難面面俱到。

如果簡報時講太多金融業的成功案例和使用場景，製造業的參加者可能很難想像你的產品可以幫助到他們達到哪些效益。因此，如果遇到這類型的簡報，我會請協辦部門事前提供參加人員名單，以及參加者的簡要背景輪廓。掌握混合聽眾，最大的關鍵在於事前準備好背景資料。

透過大數法則和關鍵決策者法則做簡單篩選，或者提早到場和參加者交換名片，透過聊天瞭解背景，當做簡報時的溝通參考。如果有內容不足的部分，事後再提供補充資料。

像我自己就有寫會議記錄的習慣，透過檢視客戶較常提出的問題類型，當做是受眾背景的研究參考。有些人重視執行細節，所以在意的簡報重點是你的執行計畫時程和專案團隊的組合。如果對方提出的問題偏重於報價或成本結構，那簡報關注重點通常會是簡報目標與成本效益分析。

原則七：簡報對象決策風格是積極還是保守

簡報的目的只有一個，就是讓對方採取你期望的行動。遇到風格偏保守的主管或客戶，通常提案的次數較多，因為決策時間較長。另外，工作與產業背景也會影響溝通對象的決策風格。例如：銀行和政府產業的客戶較保守，因為這些產業的內稽內控非常嚴格，相較其他產業，則必須花更長的時間進行說服。當然有時也有例外，如果對方是剛上任的主管，他為了讓老闆在短期看到績效，比較願意主動接受新的資訊並嘗試改變。

如果面對的是中小型傳統服務業主管，尤其是中南部的客戶，他們更重視人的感覺，提案簡報不需要做的太複雜、太花俏，只需帶入重點，如果雙方溝通氣場感覺良好，成交機率就會提高。

資訊服務業遊戲業的變化非常快速，每個人都非常的急，但也非常重視執行細節，和這類人溝通重點是拿捏細節與溝通時間。研發或法律背景出身的人，決策講究標準化流程，和他們溝通必須重視細節、有條有理。遇到業務行銷或廣告出身的人，講話語速較快、個性急，你必須快速切入到重點與費用預算。