在機械設備業專案管理的團體戰，流程中各關鍵流程的問題中提到，機械設備業從訂單到交貨，中間都會經過研發設計、採購、生產排程到製造組裝等關鍵流程，每個階段都相關聯，所以都非常重要，可以說機械業的每張訂單，都是一場專案管理的團體戰。

其中以採購階段來看，最主要的任務是「下訂單發包、追料、進料」，採購的物料需求計畫和到貨時間，攸關專案是否能如期完成。

因為採購物料的到貨時間，都會影響每次安排的生產組裝計畫，是否能如期開工？若物料到貨時間來不及，那產品是否最終能夠如期交貨？

若是每個專案，都因為物料無法即時到貨，發生專案時間延遲，那整體公司的現金流狀況就可能會發生問題，所以可見採購扮演的角色非常重要的！

到底在高度客製化的機械設備業中，採購階段會發生什麼困難和問題？對整個專案有什麼影響？又可以怎麼解決呢？

進料順序錯誤，生產現場一團亂，新訂單無法接 

每台機械設備需要的零組件都很多，可能5、600個項目，且很多設備的零組件又重又大，需要很多空間的存放。所以採購應該依據生管安排的生產順序，進行物料到廠的時間計劃。

因為若是把所有的零組件同一時間採購入料到工廠，可能會產生沒有足夠的擺放空間，或是造成生產組裝現場的動線混亂，甚至找不到需要的零件。

且因為物料堆積在生產組裝現場，沒有其他的空間可以讓其他機種進行組裝，也可能喪失接下其他新訂單的機會。

更何況設備的組裝需要時間很長，若是下一階段才要進行組裝的物料，現在就提早購買，就需要提早支付廠商費用，造成公司需要準備更多資金來應付現金流。

▲依據生產排程計畫，安排物料到廠時間

採購可以依據生管在數位應用知識平台上提供的生產排程的時間，安排物料到廠的計畫。生管也可以依據平台上，採購的物料發包進度狀況資訊，了解物料進貨時間，確保生產排程時間來得及。

交期在即，採購物料上千種，誰來幫幫我

現在客戶訂單都是客製化的設備多，且每台機械設備的零件BOM數量，最少可能有5、600種左右，多則上千，且交貨時間一個專案比一個專案短。

且採購人員不可能只負責一種設備機台，每個人身上都背有不同專案，所以專案管理更顯重要。若一有疏忽，可能就會發生漏單，或是忘記發包的狀況；或是因為有設計變更調整ECN發生，需要做到訂單的調整或重新發包，都是需要第一時間被通知、記錄和提醒的。

生管因為怕生產現場因為缺料，造成無法如期進行設備機台組裝，導致延誤交貨時間。所以會不斷向採購詢問物料發包進貨的進度和狀況、向品管確認零組件品檢驗收的情形，害怕安排好的生產時間又延遲。

所以要如何確保每台客製設備機台的零組件，在這麼緊急的時間內，都能在生管計畫的生產時間前，讓需要的零件都準時買進來，對採購來說都是非常重要的。

▲物料採購狀態馬上看，待辦事項即時處理

數位應用知識平台呈現每台設備機台的所有備料情形，像是在請購或是詢價等狀況的資訊。若有物料尚未訂購或有流程需處理，就能讓採購馬上看到，加速詢價或請購速度。

物料的採購、倉庫進料和品檢等各階段狀況的資訊，都能在數位應用知識平台上即時呈現，讓不論是生管、採購、品管和倉管，每個人都能因為資訊即時透明，不需做無效且浪費時間的溝通。

最怕缺料和設變，每天只能追追追

客戶交期總是壓得很緊，但在前期客戶常常自己的需求都還不確定，交貨時間卻已經決定了。在這個狀況下，研發部的工程師也只能硬著頭皮開始設計，所以後續就會常發生設計要改變或調整的狀況。

每次研發部有設計要調整，採購就會頭皮發麻，因為前一版本的BOM表物料早就已經發包給廠商，有些可能已經在途來不及改，又要重新下單；或是有零件還沒出貨的，就必須把訂單更改成新的BOM表項目。

造成採購最害怕的就是因為設計變更BOM要改變調整，所以要更改訂單。若採購沒有把握第一時間做到重新下單，或是更改訂單，就可能會發生要組裝設備機台時，因為缺料導致無法依照生管原本的生產排程時間進行組裝。

後續為了不延誤交期，就可能會造成人員加班、或是原本的海運改成空運等，增加五倍的人力和時間成本。

本來對客戶承諾的設備機台交期就已經很短，採購也是壓力山大。又常因為更換零件，讓採購只能在內部被生管一直問物料狀況，外部一天到晚一直向供應商追料，搞得每天神經緊繃。

▲設計調整變更馬上知，訂單調整立刻進行

在數位應用知識平台上，所有專案資訊都能做到即時透明。採購可以快速了解索有負責的所有物料狀況進度，透過平台即時資訊和提醒，馬上掌握因為設計變更調整的BOM和工單，確認採購要更改或和重新下單的項目有哪些，並立刻做出相關措施，降低因為缺料無法準時組裝且交貨的因素。

採購進度即時透明，大家心安同步邁向目標

機械設備業的採購，負責不同專案的物料下單發包、追料和進料等，每個流程都會影響每個專案的進度，和機械設備是否能夠如承諾的交期，即時提供給客戶。

機械設備業現在大多是客製化的專案，每台都是快上千個零件，且採購每個人負責多個專案，如何能清楚掌握不同設備的零組件狀況呢？

物料的進度狀況除了採購外，還和品管、倉管、生管和製造等不同部門的人員相關。利用數位應用知識平台上，不論是專案或BOM等物料即時資訊，讓每個部門的人都能掌握最新的狀況，不只減少彼此的溝通成本，更能讓專案執行順利，產品也能如期交貨。