2023-08-10
黃美玲
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面對激烈多變的市場環境及產業競爭，企業財務主管扮演『守門人』（gatekeeper）的角色，須明確掌握企業年度經營目標，提供完整財務展望，妥善規劃財務預算，以有效降低成本、增收節支。做好年度預算有哪些優點?為什麼預算管理制度總是窒礙難行呢?今天一一來跟大家分享。
預算管理制度是企業管理利器
預算是一份詳細的經營計畫，由經營者的決策與各部門主管的意見交流而產生，並將這些資料採取數字為主、文字為輔的方式，以數量化及書面化的方式表達，說明在未來一段期間內，企業如何取得與使用資源，涵蓋了營業預算與財務預算。設定目標是預算編製的前提，企業有了明確的經營目標才能進行分析與規劃，而預算就是規劃的結果。為了消除或降低經營過程中的內部不確定性及外部環境變化，企業必須提早規劃。
公司做好年度預算，有以下兩個優點：
1.可讓經營者及部門主管預先得知公司、事業部、門市、店櫃未來一年的營收、成本、獲利狀況以及資金是否足夠，從中找到經營問題並整合資源，以提前做好應對準備。
2.在經營過程中，藉由實際經營成果與預算的比較分析，可找出績效落差原因及改善作法，及時調整經營策略。
所謂預算管理，係指企業以預算而展開的一系列管理活動，包括預算規劃、預算編製、預算執行、預算控制、預算考核與激勵等五個階段。運用預算管理制度可協助企業進行營運規劃、資源合理配置、控制獲利與營運、評估主管績效與提供獎勵，已是目前中大型企業以及政府單位不可或缺的管理利器。
預算管理制度推動困難的原因
國內許多中小企業，大都依賴董事長或總經理的經驗與直覺來經營，隨著大環境的腳步向前邁進，並習慣於「船到橋頭自然直」的應對模式，導致經營範疇受到侷限，也承擔較大的經營風險。預算編製是例行性工作之外的作業，需要額外投入人力，編製完成之後會當成預算控制及績效評估的依據，因而不受員工歡迎，也就造成中小企業在導入預算管理制度時遭遇阻力，或是推動後未能確實執行而成效不彰。根據我在輔導中小企業導入預算管理制度以及講授預算管理課程的觀察，此制度推動困難或未能有效落實的原因，大致可分為下列幾種類型：
1.不知道預算的重要性
有些中小企業只有流水帳而無法掌握實際獲利狀況，或是公司經營已數十年，雖然每月都有財務報表獲知經營成績，但經營藍圖都在老闆的腦海裡，企業內部自有一套設定每年業績目標以及預估利潤的經驗法則。因而認為預算編製是大企業才有能力做的事，中小企業囿於人力與資源限制，對未來的環境變化亦充滿不確定性，經營者認為與其大費周章、勞師動眾的編製一個無法掌握的預算，還不如努力衝刺業績比較實在。
案例：二代接班人推動預算管理制度的用心良苦
十多年前受邀至一家成立40多年的空心膠囊製造公司講授預算編製課程，這是二代接班人希望推動預算管理制度而特別安排的主管內訓。公司年營收3.5億元，員工150人，每年的經營目標都是由董事長設定。有幾位主管在上課中表示，公司的產業特性變化快速，而且「計畫趕不上變化，變化抵不過董事長的一句話」。由於計畫經常改變，主管習慣聽命行事，也就不認同需要編製預算。企業若能透過中長期目標及短期目標的設定，再進行年度預算編製、修正及控管，就能協助解決這個難題。
2.不清楚如何編製預算
有些中小企業經營者瞭解預算的功能及其重要性，甚至派主管參加外部的預算課程，由於無法準確預估未來的經營狀況，也欠缺有經驗的人員來推動預算編製與控管作業，因而對導入預算管理制度仍停滯不前。這些企業的經營者通常先與業務主管討論明年度銷貨收入預估金額，並交代財務部門主管依據歷史數據預估銷貨成本、各項費用及業外收支金額，再彙總為預估損益表。各部門主管並未實際參與部門人力編制、資本支出及費用編製，僅由財務主管自行編製與分析。
案例：虧損企業推動預算管理制度的隔年轉虧為盈
曾經輔導過經營20多年的網路連接器製造公司，年營收4.3億元，員工136人，已連續虧損三年。董事長決定推動預算管理制度，第一年的目標為「只要讓主管有費用控管概念就好」。公司透過詳實填寫費用預算編製說明，顧問與董事長共同審查費用預算編列合理性，部門主管針對每月各項費用與預算差異2萬元必須提出原因說明及改善作法等機制，推動預算管理制度的隔年度轉虧為盈，迄今仍每年落實KPI與預算管理制度。
3.編列預算但未做控管
有些企業已經編製預算多年了，但因預算編列不實或與目標不符而無法做為未來的控管依據，或是未將每月實際經營成果與預算做比較分析，找出利潤落差原因與改善對策。這些公司雖有預算管理制度卻形同虛設，久而久之，主管對預算編製就敷衍了事。
案例：編製半年度預算時才做預算達成分析
某家成立20多年的精密齒輪刀具及工具機製造公司，有三個事業處，年營收7.3億元，員工275人，其中一個事業處已虧損多年。雖然推行預算管理制度多年，每年有上半年及下半年兩次預算編列，但準確度不高，且並未每月追蹤事業處的損益達成及部門主管費用控管狀況，若費用預算不夠就上簽呈增列預算。每年僅在編製半年度預算時，由會計課說明預算達成狀況，預算達成也未與績效考核連結。我在年度策略會議中受邀講授年度預算管理課程，希望讓公司總經理及主管接受新觀念與新作法。
💡動動腦時間
企業的業務人員會使用一些銷售預測方法，做為編列年度銷售預算的基礎，請您列舉兩種實務上常用的銷售預測方法?
歡迎在下方留言區，與大家一同交流分享吧~
【參考書籍】企業管理利器-中小企業預算編製實務(黃美玲老師編著-台灣金融研訓院出版)
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