今年10月，公司舉辦了一個招募新客戶名單的比賽

一開始，主辦人設了1個月的時間，讓大家提供新客戶名單。沒想到，時間快截止了，她發現還有大量的名片需要處理。行銷部門初期的規劃是各部門同事們會直接提供已填寫完成的 excel 檔案，裡面包含所有需要的聯絡人資訊，例如統一編號、名字、職位、聯絡電話、公司分機號碼、Email等。不幸的是，大部分的業務因時間關係，直接把名片給行銷部門處理。為了對應這個突發情況，行銷部門決定緊急招募一些工讀生，請他們把每個名片的資料輸入進去系統。

其實，很多公司都有資料輸入人員的招募需求。2024年6月，我們在一個招募網站進行搜尋，發現只要輸入關鍵字【文件或資料收入建檔處理】，搜尋結果會出現超過17,000個招募職位，其中15,000個以上是全職工作。

您有沒有想過為什麼資料輸入工作需要那麼多人力？其實，這份工作不但需要很多時間與精力，還容易發生人為錯誤。但資料輸入完畢，公司還需要安排其他同仁做二次檢查。簡單說，這份工作也會因應個人的任務處理能力出現不同的結果。

1.從管理層來看資料輸入的問題

新冠疫情 (Covid-19) 之後，人們對於工作環境的重視明顯增加。不僅追求生活與工作的平衡，對於工作環境的舒適性以及工作流程的合理性也愈加關注。

從管理層面的角度來看，提供舒適的工作流程與良好的工作環境，已成為吸引人才並提升企業競爭力的重要條件。此外，在員工流失率高於人才培養速度的時代，如何讓新進員工快速接軌，並達到與資深同仁相當的工作水準，已成為企業管理中至關重要的議題。

2.RPA 與 AI_OCR 可在資料輸入工作上怎麼協助呢？

RPA (Robotic Process Automation) 是機器人流程自動化，可自動執行重複性、規範性和高度可預測性的業務流程或任務。

回到公司的名單比賽事件，雖然資料輸入工作需要招募工讀生來協助，但人為的錯誤還是比較難避免，如果企業採用RPA與AI-OCR，實際上可以簡單解決輸入品質的問題。工讀生可先把名片拍照，RPA與AI-OCR會自動識別文字並上傳到指定的系統。在這兩個工具的協助下，我司的行銷部門大幅簡短處理任務的時間。本身預計處理超過10000個名片的任務會需要額外一個半月才能完成，但現在只需要短短半個月內就結束。另外，在財務流程中有些工作會一直重複相同的流程，導致財務人員的工作量無法減少及優化，每次月底都需要加班，無法準時下班及安排月底休假。例如月底時財務部門需要登入有商業往來的每家銀行，下載帳單及在系統進行資料對照，這至少花費好幾天的時間。而且，現在付款方式很多，不只銀行，還有各種電子支付平台等，每一家都要先登入帳號，再下載資料。有些平台還要通過 email 方式下載 PDF檔案。

AI-OCR (Optical Character Recognition) 是一種人工智慧技術，用於自動識別圖像或掃描文件中的文字。同時可以根據特定需求，提取指定的資訊。

其實，這些動作一般的 RPA 機器人就可以完成。如果沒有電子檔，只有紙本，需要額外搭配 AI-OCR 產品。這個有一個重點，如果用國外知名品牌的 AI-OCR，不一定能解決台灣企業遇到的問題，理由很簡單！國外品牌與本土品牌相比，相對缺乏對當地市場的了解，加上客製化的空間不大，企業只能選擇用固定的模版，或自行全部客製化內容，更耗費時間、人力和成本。

3.自動化是手段還是目的？

如果直接詢問「您的公司是否需要自動化流程？」其實無法精準反映企業的真實需求。因為自動化並不是最終目的，企業的目標是打造友善的工作氛圍、易於上手的工作流程，讓員工能準時上下班，並有能力平衡工作與家庭。做到這些自然能提升員工對公司的歸屬感，進而降低人才流失率，這才是企業追求的終極目標！

單純探討 RPA 是什麼或是否需要流程自動化，並不是企業使用 RPA 的最佳出發點。因此，導入 RPA 並非只是某個部門的議題，而應該成為企業策略的一部分，需在導入前讓公司全員達成共識，並確立共同目標，齊心努力實現自動化的方向。唯有如此，RPA的運用才能取得成功並產生良好的效益。

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