根據微軟2024年的調查，台灣雖有78%企業領導人意識到導入AI的急迫性，卻有高達73%缺乏實際的計畫和願景。比照全球的60%，可見台灣不少企業領導人仍在觀望、接觸階段，尚未真正瞭解並投入資源。

然而已經起跑甚至超前許多的先驅者，早就與其他同業拉開差距，而觀望者待久了，就成為落後者，之後想再躋身國際市場行列，恐怕難上加難。有道是：「學如逆水行舟，不進則退。」在企業在現今競爭激烈的市場環境中亦是如此，且隨著AI應用範圍愈來愈擴大，其影響與差距也會愈來愈明顯。

讓資訊變價值知識，AI提效避錯讓決策更完善

如今AI助手可說是無所不在，舉凡常見的ChatGPT、Google助理等等，它們能執行統整文件、聽寫、打電話等多種任務，並採用自學習演算法，透過適應用戶的偏好和語音模式來提供高度個人化的體驗。

而企業應用也不遑多讓，許多系統結合AI後，陸續延伸出更多功能，不僅提升工作效率，更能進一步創造新的價值。像是企業常見的BPM系統，如同人體的神經系統，藉由整合企業流程，使企業組織能夠有效地管理、計劃、執行、控制、監控和改進業務流程。

但BPM系統因為將工作流程分為不同節點，各部門所產生的資料文件也各自散落難以查找，沒有一個好用的工具可將其集結統整，往往使後續執行相關運用有所缺失，或是無法進一步提煉或重組其價值。且BPM中的資訊多為非結構化資料，企業大多難以複用，但這些資料文件皆為企業知識資產，著實可惜。

AI結合既有系統再進化，為企業競爭力之關鍵

對決策者來說，要將企業流程中所有相關資料統整融合，並非易事。加上有的資料夾帶不少附檔，或是冗長的說明，決策者又需在有限時間下決策，事實上是有難度的，往往在時間上有所拖延，或是倉促之下沒有做出最完善適切的決定，因此錯失機會或損失利益。

有鑑於此，多年來服務各產業眾多企業客戶的鼎新數智，在推出一系列AI員工時，其中BPM數智員工的「知識萃取」功能便是運用AI賦予BPM系統歸納總結能力，延伸現有系統附件功能，結合系統權限控管，讓存在既有流程中的文件，提取成為知識，且方便查找與問答，且從附件摘要出總結及注意重點事項，供管理者審核參考，提升工作效率。

解答精確，提高決策效率與正確率

「知識萃取」功能具備限縮範圍、設立知識邊界的特性，在人員詢問時，鎖定公司內部系統裡的特定資料，精準回答提問，避免問東答西，或是沒有切中問題去回答，進而達到以下四大成效：

1.決策支持

分析歷史數據，為類似情況提供建議，幫助做出更明智的選擇。

2.效率提升

指定範圍內多份文件解析判斷，提供答案及建議。

3.錯誤降低

基於歷史記錄的建議保持處理流程一致性，避免人員更替帶來的變動。

4.持續優化

隨著數據累積不斷學習，優化處理建議，適應新的業務需求。

精淬所需知識文件，省時省力產值加倍

總的來說，「知識萃取」能夠濃縮、精煉文件內容，幫助管理者快速了解冗長的文字所表達之意，不必閱讀全文才能理解，進而減少耗時，主要有三大能力：

▉長知識

智能化的總結知識文件，如ISO文件、研發記錄、合約文件等，將其上傳知識庫後，即可針對該類型的知識用自然語言進行問答，不必特意思索要輸入什麼關鍵字，做到文件重點檢索、整理高風險條款判讀要點，亦提升人員文件讀取、搜尋、彙整能力。

▉助閱讀

各流程中審核單據時，如合約用印簽核單、採購單、獎懲簽呈等，由AI助理協助總結表單附件內容，使審核人員快速決策，提升效率。

▉找經驗

透過分析流程中各項歷史資料數據，為工作者提供適切的見解，有效發揮表單內容知識應用價值。不僅提高效率，還能降低錯誤率，並可確保知識得以保留，不會隨人員流動而流失，亦可減輕新進人員壓力，不必事事詢問資深人員，亦可節省資深人員的時間。且隨著時間推移，系統還會不斷學習和優化，適應新的業務需求。

簡化繁瑣流程，解放人力提升效能

相較以往附件只當佐證及備查時使用，常因事後查找不便而無法再利用附件，「知識萃取」可讓使用者在進行知識問答後，提取關鍵資訊給出總結，提升審核助力的解決方案，其功能包括：

1.總結內文

規範、合約文件重點整理回答，例如較繁瑣的工作規章、人事規章查詢、新進員工應辦理事項等，加速簽核人員判斷。

【應用場景】

企業主管收到一封簽核通知，想知道這份簽核文件想表達的重點，便可運用「文件總結」，以自然語言問答方式提取和搜索關鍵資訊，提升閱讀效能。

2.跨文件交互分析

多份文件解析判斷，提供答案。

【應用場景】

施行ESG是企業一大工程，ESG相關規範分散於各項ISO文件細節中，統整起來非常費時。「知識萃取」可進行多文件交叉分析整理，協助ESG專案人員快速獲得所有相關文件，降低人工搜尋時間。

3.多輪問答交互

人與AI之間進行多次交流，獲取所需的資訊，並可對一份文件問答後，針對先前答案再進階提出問題。

【應用場景】

進貨單附件或進貨的檢驗報告，可在供應商提供檢驗報告後，使用「知識萃取」可將進貨的重點摘要或哪些檢驗項目處於及格邊緣一目瞭然，亦可查詢不同供應商同品項的檢驗報告內容差異，或是針對是否含有某些有疑慮的成分組成或產地，只要輸入詢問事項，即可獲得解答。

4.提取和搜索關鍵資訊

協助文件重點檢索、高風險條款判斷。

【應用場景】

審核人員欲知這份合約是否有罰則，可運用「知識萃取」，以自然語言問答方式提取和搜索關鍵資訊，協助其能夠快速決策。

我們可以簡單假設一下：審閱一個內含三個PDF附檔各50頁的合約，人工需耗費30分鐘，而知識萃取問答於10秒回覆歸納重點及注意事項，可提升效率94%，帶來立竿見影之效。

數智員工讓系統進化，助企業減「痛點」增「亮點」

隨著AI突飛猛進的發展，在各領域逐漸發揮出關鍵作用，不僅改變了全球的工作模式，亦重新定義企業的生產力提升方向。

鼎新數智為企業客戶既有系統加上AI，打造成數智員工，透過智能化工具的協助，企業可減少人力資源在重複性、低價值工作上的投入，提高工作效率且減少錯誤率，將更多精力集中於更有價值的決策和創新。未來鼎新數智在AI賦能BPM上，亦陸續推出「智能簽簽（透過手機簽核）」、「智能翻譯」、「智能填單」等功能，將AI擴大應用，全面提升企業營運效率。而企業只要有數智員工就可以持續擴充AI，往後亦可新增其他功能。

AI不僅是企業競爭力提升的重要驅動力，更將成為推動經濟發展、改變社會運作模式的核心力量。企業在導入AI應用時，應具備正確的思維和充分的準備工作，從最基本的日常工作流程開始一步步改善，由「減少痛點」轉變成「增加亮點」，企業優勢亦隨之而現。

參考資料：UNITE.AI