台灣企業遇到關稅匯率快速變動等外部不可控的多重衝擊，如何從內部提升營運效率？

微軟首席營運長Happe近日分享，微軟能透過AI成功轉型，重點是利用豐田的「精實管理Lean」，以「持續改善Kaizen」先優化工作流程，再導入AI和數位技術工具，成功做到數位AI轉型。

持續改善Kaizen是精實管理的核心概念，主要是透過不斷優化流程，以減少生產線上的浪費，同時提升效率和品質。

微軟以「精實管理」成功AI轉型

微軟AI轉型的方式，首先應遵循精實管理中的持續改善Kaizen「流程優化」，接著「技術導入」的順序進行。

步驟一：精實管理的流程優化與浪費消除

在導入 AI 之前，團隊必須先專注於簡化流程。

微軟的核心原則是「先優化流程，然後才應用 AI」，重點是在避免「將無效不順暢的流程AI自動化」或將浪費引入企業營運流程中。

想想，AI運算使用的Token，未來也將是企業營運的重要成本之一。若浪費一堆AI算力去，進行不具價值的流程計算，不只拖累營運效率，更是營運成本的浪費。

而製造業可思考將精實管理Lean精神應用於製造現場，以減少生產的「七大浪費」。

1.確認場景

微軟在規劃階段，會到實際工作發生的場域了解狀況。就像工廠應在生產線實地觀察，分析人員實際工作方式和流程中的問題與痛點，並發現浪費的原因。

2.分類行動項目

微軟將工作流程分為：有價值、必要、和不具價值的浪費三種。

• 有價值：直接為客戶帶來價值的流程，應保留。
• 非價值但必要：因法規或組織需要而無法消除的步驟，應尋求盡可能簡化。
• 不具價值的浪費：不增加任何價值的活動，應是優先消除或減少的目標。

3.消除具體浪費並達成共識

主要任務是消除減少不具價值的浪費的工作流程或活動，透過 Kaizen持續改善方式尋求跨部門的協調與精簡。

辦公室中可找出最繁瑣且容易出錯的環節（如，手打訂單、手動報工、手工抄寫數據、跨平台蒐集數據等）。工廠應特別關注消除無效工時（如等待物料、設備故障、換模換線過長）和降低呆滯存貨等以減少「七大浪費」。

延伸閱讀：製造業必學的成本控制：消除無效工時

步驟二：AI與科技的數據賦能

在工作流程優化精簡之後，利用AI、科技或智慧製造的技術，將剩下必要的流程加速或自動化，並增加決策效率。

1. 數據驅動與可視化

▌物聯網IoT掌握即時資訊

利用物聯網技術，讓設備運行狀況和用電量實現即時可視化。這有助於管理者和現場人員掌握進度和生產績效，IoT整合數位電表更能控管設備用電狀況。

▌看板管理消除資訊不透明

製造業利用電子看板、螢幕或手機等載具呈現工廠的即時數據，做到看板管理，解決現場資訊不透明、依賴經驗判斷的問題。

2. 應用 AI 或數位科技提升效率

常見的 AI 工具和 數位技術 的類型有流程自動化、多維度變因分析、預測與異常偵測和知識檢索等四種，主要是減少資料收集的流程和資料分析的門檻。

企業首要可將 AI先應用於能快速創造價值的低風險場景，以下列舉幾種 AI 及 數位技術 的工具。

▌策略模擬

川普造成美國關稅及匯率不斷劇烈變動，導致不同原物料及生產地的成本也一直改變，企業要在客戶下急單的短時間內，計算出可接受的利潤，擬定定價策略，才能避免「接一單，虧一單」的生存問題。

延伸閱讀：AI揪關稅匯率毛利陷阱，守住利潤不靠猜

▌訂單生成

AI能自動將掃描的單據轉換為結構化資料，自動將生成數據輸入ERP系統，減少人工輸入錯誤，提升數據處理效率。

▌優化排程

導入數位系統，整合訂單交期、物料採購、設備稼動等數據，在有限產能下實現準確派工和產能平衡，以應對急插單。

▌預防性維護

利用 IoT 數據建立模型，提前預警設備異常，實現預防性維護與減少停機。

▌知識傳承

透過像是 AI 設備助理的工具，依據經驗知識提供異常解法和維修建議步驟，解決製造業面臨的經驗依賴和傳承問題。

延伸閱讀：「AI工具」如何成為企業救生圈？、製造業必學的成本控制

企業AI轉型成功案例

案例一：微軟的「客戶導入流程」

微軟在優化客戶導入流程時，依據豐田精實管理的方法，透過持續改善Kaizen跨部門（如銷售、行銷、產品和財務）的密切協調，從識別浪費、精簡流程，最終並達成共識。

逐步清除不具價值的工作，像是重複輸入、來回核簽、資訊搜尋等，成功將原本多達 230 個步驟的流程，大幅精簡至 40 個步驟以下。

精簡後的流程中，約 75% 的步驟透過 AI agent（AI代理）完成流程自動化，系統性地做到企業AI轉型 。

案例二：鼎新的「採購訂單流程」

過去，鼎新數智每月集中在月底，會收到超過 1500 張的訂單實體發票，處理一張發票需要10 分鐘。採購人員需要人工先進行整理、掃描、輸入系統等手續，且因格式種類多元，還需一一查詢和確認。

現在，鼎新數智透過AI生單助理，取代傳統繁瑣的手動步驟，將工作模式從整理、掃描轉變為自動化處理：

▌簡便的輸入方式： 採購只需直接用手機拍照。

▌背景AI自動化處理： AI 就能夠在背景進行辨識，並直接完成入帳程序。

▌簡化確認步驟： 人員只需在系統上進行確認與核對即可。

▌自動錯誤報告： 若單據在過程中出現錯誤，AI 會自動生成報告傳送給相關人員。

微軟「先優化流程，後導入AI技術」的戰略，將「精實管理」體制引入企業流程，並利用數據驅動的 AI 成為更具營運恢復力的韌性企業。

企業透過這套以持續改善Kaizen 為基礎的體系，可在面對外部挑戰時穩住腳步，精準降本提效，以應對像是關稅快速變動的市場、小量多樣的訂單，以及日益增加的成本挑戰。

參考資料：WSJ、Microsoft1、Microsoft2、PEX