跨部門溝通與衝突管理

情境一：部門間彼此算計

行銷部認為法務部門不配合，合約審核週期長，耽誤行銷部的工作進度；法務部門覺得行銷部門從來就沒有提過這件事情，更沒有給過相關資料，心裡面認為被行銷部門陰了一刀，下次一定要保留好證據，以免再被陰一次。

在這個案例中，兩個部門彼此不信任，甚至會開始收集對方資料、相互刁難，形成惡性競爭而非合作關係。在溝通過程中，即使近在咫尺也不願直接溝通，例如：早上9點發出去的Email，到了下午3點才被處理，明明3分鐘可以解決的事情，卻花了整整6個小時，造成嚴重的公司內耗，毫無效率。

想要改善這種內耗嚴重的狀況，理想的做法是發出Email之後，可以走到對方的工位或撥分機給對方，告知已經發送Email，並同時進行相關工作的討論；達成共識後，再發一封Email說明剛才電話所討論的重點摘要，讓彼此都知道有資料留底，後續如果有爭議，可以保護彼此部門，從而達到快速溝通的目的。提醒大家，Email並不是溝通、討論的工具，而是做資料的傳遞與記錄留底，因為文字溝通容易造成雙方誤解，必須搭配面對面的溝通，才能讓工作更有效益。

情境二：部門間推卸責任

行銷部門認為法務部門資料審核速度太慢，明知道存在商標、專利等相關問題，卻沒有早點告知，導致行銷部門來不及評估與調整作法；但法務部門認為是行銷部門提供資料的時間太晚，並且已經加班處理，認為行銷部門自說自話，把責任推給別人。

在這個案例中，兩個部門開始互相推卸責任，甚至抓對方小辮子，造成公司內耗與空轉。上一個案例中，我建議大家要先透過言語溝通，再用Email或者通訊軟體留下記錄。不過，還要請大家留意的是，有時候因為更換手機，或者通訊軟體因時間久了，訊息無法保存，所以建議可以將重點內容截圖保存，並在圖片上進行備註或是標註日期…等等。

另外，如果公司有使用簽呈系統，經過會議溝通或是雙方討論的內容，可以透過簽呈留底，相關的部門主管僅需在簽呈中，加上曾經提出的但書，或是標註需要哪些部門協助等，避免將簽呈作為溝通的工具。

透過會議處理跨部門衝突的技巧

1.建立可追蹤原因的會議表單

在會議記錄中將要解決的問題、執行的方案、執行部門、負責人員、預計完成日期與執行結果一一條列出來，後續建立可追蹤原因的會議表單，如此一來，就能夠讓人無法推卸責任。

2.方案的執行結果須落實懲罰或獎勵

如果該方案未能如期結案的原因是某部門的疏失，老闆應該要及時究責，建議可以依據會議記錄，針對該方案的執行結果落實懲罰。如果老闆無法及時處理，其他員工可能會心存僥倖，從而造成嚴重的後果；相反地，如果方案做得好，需要嘉獎或者加薪也是有憑有據，誰的責任、誰的功勞，白紙黑字記錄得一清二楚。

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