時間不夠用是常態

在現實生活中，有的人不論是工作生活還是家庭，都可以安排得井井有條，而有的人明明每天花了很多時間在工作上，但是時間就是不夠用。

• 您是不是也有以下症狀？

每天到了公司之後，明明老闆交代的任務很急迫，或者有許多事情要回覆客戶，但人雖然坐在電腦桌前面，處理進度卻是零；很想要去工作，但不知道為什麼總會被某些事情給卡住了；可能到處閒逛、每10秒就去收一次Email、逛逛網站，做些不用動腦的事，花了很多時間，做了很多事情，結果發現正事一件都沒做。

• 成功人士也有時間管理問題

Joel Spolsky 是微軟原Excel專案經理，後來成功自行創辦了 stack overflow。在自傳裡他提到，常常在一段時間內(1-2週)，做什麼事情都提不起勁，無法完成工作。

時間管理五步驟工作法

五步驟工作法可以幫助您立刻上手，快速改善工作及生活的效率。在開始之前，先別忙著問【我的時間到底到哪裡去了？】，因為很多人問了這個問題之後，就會開始思考，思緒就會混亂，甚至會去找很多時間管理的方法來幫助自己釐清到底要怎麼去改善，事實上這樣時間就已經開始流逝，時間管理的失敗就會從這裡開始。

1.盤點

每天到了公司座位，首先用5-10分鐘時間，盤點累積要做的事情，並貼在下圖最左邊。

提醒大家，盤點的重點是列出所有的待辦事項，不需要思考太多；5-10分鐘之內，即使不能完全列出所有待辦事項，也請停止盤點。

2.排序

對列出的待辦事項進行排序，通常有3種情境：

• 最急的工作：如下個小時或者今天下班前就需要完成的事項。
• 你害怕的工作：優先執行心理排斥的工作，如此一來，對於後續處理別的事情時很有幫助。
• 隨手可做完的工作：通常要進入工作狀況，需要一段暖機的時間，可以挑一些隨手可做完的工作，讓大腦慢慢進入工作狀態。

3.執行

開始執行工作之前，請關閉所有會導致工作中斷的物品，例如：E-mail、即時通訊、手機…等；找一個時鐘並設定為40分鐘(可為番茄鐘)，告訴自己除非時間到了或者工作完成，否則不休息。

4.休息

每40分鐘，請給自己10分鐘的休息時間，如果不休息，可能會讓身體疲乏，導致工作效率下降；休息的時候起來動一動，也可以做做伸展操。

5.回顧

按照前面四個步驟進行工作，相信你不知不覺就完成了許多工作，從而提升了效率、減輕了壓力，除此之外，請每天進行回顧，讓重複的事情不再發生。

• 回顧剩餘工作的優先順序。
• 有什麼工作老闆沒說，但是做了可以提升工作效率。
• 列出至少三項，然後挑出其中一項成為日常工作。

例外情況處理

1.工作到一半被中斷怎麼辦？

評估導致你中斷的事情需要耗費多少時間，如果是2-3分鐘以內就可處理完成，則可以放下手邊進行中的工作事項，立刻完成交辦事項；但如果需要更長時間，建議大家可以先寫在便利貼上，並在下一個休息時間裡，重新排序待辦的工作事項。

2.工作時可以聽音樂嗎？

如果聽音樂或廣播節目可以幫助你進入工作狀態，是可以邊聽音樂邊工作的。

3.每天或每週的例行公事如何安排？

建議再拿另外一張A4白紙，如下圖，每天早上除了檢視零散工作以外，請記得還要再檢視例行工作事項。

作者：王銘駿

經歷：現為種籽資訊創辦人，擁有軟體業 20 年的經驗，從軟體工程師、軟體專案經理以及部門主管。擅長建立團隊、帶領團隊從混沌到自組織團隊。擁有 Scrum.Org 軟體敏捷開發之證照，從軟體的需求到分析，開發到交付都有完整的一套教學心法，喜歡用譬喻方式來讓人們了解複雜的事物。