上一篇談到寶楠生技由於特殊業態所造成的流程限制，使得經營上有諸多困擾，像是經銷商庫存量的落差、接收資料的方法五花八門、輸入訂單前還得具備一定經驗來判斷、每家醫療院所開立發票所需要的註記亦各有不同等等，這些都讓寶楠生技在營運上降低準確度和執行效率，也讓寶楠生技與經銷商端的庫存落差越來越大。因此營運部董先生希望可以透過一次務實的盤點，讓後續的落差可以恢復至可控的範圍內。

用SRM系統整頓經銷商管理也能行！

鼎新顧問團隊以營運部董先生的目標找出兩大關鍵改善重點：

▉建置經銷商溝通平台，快速同步訂單資訊，提升溝通效率。

▉系統化追蹤訂單處理狀況，提升倉庫數量正確性。

以供應商關係管理（SRM）系統，將原本透過Line、郵件、電話、傳真的業務流程，改以電子形式進行訊息的儲存和溝通，並搭配規劃「下單機制」，以提升訂單控管能力。

專案進行的過程中，寶楠生技希望運用系統程序進行管理，但又希望不要增加在系統上使用的時間，於是與鼎新顧問在基本資料的建置及流程的優化上花了不少工夫，進行討論後得出重點如下：

1.基本資料與數據驗證

執行要點：

．讓經銷商可選到正確的產品進行買斷（寶楠生技將產品賣給經銷商，不進行後續的管制）或報刀的訂單建立，需要進行大量基本資料維護，並依照期許經銷商或內部管制的部分進行分類與規劃。

．為了讓後續發票上面的名稱為正確，需要透過與醫療院所簽訂之合約彙整電子發票，並轉換到系統當作基本資料進行經銷商下單之管控。

．報刀可扣抵借用的產品數量，更精準地進行管制。

．與經銷商進行庫存盤點，讓雙方對於既有的庫存數量有共識。

2.從訂單到發票流程銜接更緊密

執行要點：

．讓經銷商自行到平台上建立買斷訂單或報刀訂單，透過系統管控，經銷商在進行下單的同時，也能一起進行發票上開立資料的確認。

．經銷商建立訂單並提供數據，作為寶楠生技內部系統的銷售訂單之基礎資料，銷售訂單再串接到調撥單進行管控，以確保庫存數量的正確性。且發票依照不同醫療院所的需求，運用不同的註記。

．每個月依照銷貨紀錄來推算經銷商的勞務費用。

對於經銷商上線報刀或下單，寶楠生技擔心經銷商上線有困難，也怕經銷商無法使用系統等等狀況發生，經由實際模擬經銷商操作及說明上線的軟體與硬體需求後，行銷業務部進行內部討論，決定讓所有經銷商上線，不劃分上線階段。

實際上線觀察後，經銷商使用狀況比預期踴躍。據業務單位回報，每日經銷商透過系統下單的訂單數量，從一開始的零星幾張，到突破兩位數，之後每天約有30張左右的數量，這也讓寶楠生技及鼎新顧問團隊獲得相當大的鼓舞。

流程簡化省時省力，提升訂單處理效率

藉由經銷商線上自主報刀跟下單，讓寶楠生技的業務團隊處理訂單更有效率，也期許之後對於庫存可更加準確。

SRM系統上線後的改變包括：

1.由經銷商自主下單，一改經銷商多元下單管道、接單人員得要熟悉各經銷商的下單模式。

2.不需要輸入大量資料與逐項確認單價，直接產生訂單並依照設定抓取價格。

3.經銷商自主回報，產品使用流向，報刀紀錄到系統中。

鼎新顧問團隊確認寶楠生技經銷商下單管理需求，利用系統輔助管理，除了加速寶楠生技接單效率外，並透過管理機制處理倉庫資訊、開立發票資訊及服務費用計算。

綜觀整體専案效益：

1.優化經銷商管理機制，建立經銷商平臺提升業務作業效率。

預估每年效益 NTD 316,000 /年

2.透過發票開立機制，建立電子發票，提升財務作業效率。

預估每年年效益 NTD 160,000/年

3.碳效益：

減少人工浪費，減少加班時間，減少用電推估年減碳6,108公斤，推估節省碳費 NTD 20,302/年。

註：1000度/月*每度電0.509 公斤CO2e *12個月*歐盟每公斤3.32 元=20,302元

透過SRM系統對經銷商進行有序管理，不僅降低成本、提高效率，一些流程作業變得透明有根據，對寶楠生技來說，正確的數據讓管理形成意義，也可進一步運用這些資料去做更深層的運用，為企業帶來更大的幫助。

參考資料：寶楠生技官網、醫療器材管理法、醫療器材來源流向資料建立及管理辦法