報告其實不需要硬碰硬

部屬抱怨老闆沒耐心，老闆抱怨部屬說話沒邏輯、沒重點，這可見老闆和部屬對於所謂的重點是沒有共識的。其實有更好的方式，讓你精準報告重點，幫助團隊與老闆快速聚焦，好的溝通/簡報有以下三點重要的指標：

• 讓對方聽到目的
• 能夠讀懂邏輯
• 看見內容：簡化/聚焦

先掌握上述三點，基本上報告的骨架雛形就會明朗，其實這就是【立體化思維】！結構化思考強調的是先總後分，將框架建立後再處理細節，總結具體原因。

識別概括三步驟：隱性思維顯性化

「然而報告有了結構，就真的做的好報告了嗎？」

舉一個生管報告的案例，整頁的ppt 都是文字，內容如下：

      「客戶採購通知這週5D有多少交多少，下週起我司不收貨，其餘型號等過年完再開始交貨。另外業務黃總電話告知，因為泰國的訂單都大陸廠商搶走，所以7D跟9D影響很大，主要是A料和B料價格都會比原先預估少兩成以上，所以後續可能會持續下修第2波，11L和15L是交到其他國家，所以暫時不受影響。至於預估單材料部分，1-6月溢料部份已經算好了，餘料要請生管再入庫。另外7到12月份是否需購料，屆時再看客戶提供之預估需求為何再作購料。」

請問看完後有機會10 秒內抓出核心主旨嗎？又或者我們可以嘗試看看將上述的報告轉化成下面結構化的報告形式：

▲可以看看兩者的差異，是不是讓資訊多了歸納與結構，更容易讓人一目了然！

然而報告有了結構後，仍然有許多人的報告中常常是「事實中參雜觀點」、「重複闡述同樣觀點或問題」。其實你應該先掌握「隱性思維顯性化」，以事實支撐觀點，最後支撐結論，而結論只用一句總結。

第一步【識別】：識別訊息的事實、觀點、結論

第二步【判斷】：找出對應關係，畫出結構圖(找共性、做分類)

第三步【概括】：一句話說出所有內容

延伸：結構化簡報製作模板下載

>>延伸推薦工具：xmind 

日常釐清與溝通可以先用xmind ，先做第一層的資訊組織，除了讓自己釐清整件事的脈絡之外，也梳理了重要性、邏輯、順序，最後再重新在ppt中詮釋。這樣的好處：

1.降低理解成本

2.幫助自己組織手頭上的資訊，並快速得出結論

3.協助釐清資訊彼此之間的關聯

還有更多優點，歡迎大家解鎖後留言分享給大家喔！

一、識別：找出訊息當中的事實、觀點、結論(理由)

首先關於【事實】，報告中必須有明確的事實作為支撐，而非憑感覺提出觀點，這會很容易落入主觀判斷的偏差，所以日常的佐證數據、行動的轉化證明，都要做良好的保存，並定期分析。

再來關於【觀點】，在日常的分析過程中，一定可以梳理出事件之間的脈絡，透過觀察這些事實得到個人觀點，並且將這些【事實】組織成可以支撐【觀點】的架構。

二、判斷：依據事實與觀點的對應關係，畫出結構圖

將這些資訊組成結構後，再來就是驗證判斷這之間的關聯是否符合合理性、邏輯等。另外考量報告對象的立場，如何讓對方買單，立場轉換影響報告的成功率。如果一篇報告中只有報告者的個人角度，缺乏老闆在乎的資訊(例如：運營績效等)，就會變成即便報告做的很好，也無法傳達給對方知道。

三、概括：一句話說出所有內容

最終就可以將這些【觀點】統合出最終的【結論】。結論一定要清晰明確，可一眼囊括整起行動、事件的核心主軸，這樣的好處也是：

1.降低溝通成本

2.加速團隊凝聚共識

3.確立討論方向

所以【結論先行】是結構化報告最重要的一步。

跳脫框架思考_案例思考

另外一個提醒，那就是要時常跳出思維，並從中找出規律，直到思緒窮盡並清晰，全方面思考找出可能的限制原因。

而方法就是：水平思考：橫向全面想清、想全後，垂直思考：縱向深入思考至各項層級跟細節。舉下方一個例子：如果要把300ML的可樂，倒入50ML的杯子，應該要怎麼做?首先，我們必須找到關鍵限制因子：杯子à容量太小、可樂à是液體、外部環境à有地心引力等。

這時解決方案就會有很多種，例如：

1. 杯子à換個可以伸縮的容器
2. 可樂à怎麼凍節省成本、更有效率
3. 外部環境à送到月球

當我們把所有限制條件都找出來後，就可以開始篩選答案，例如：不可能選擇【送到月球】的方式來解決問題，因為花費的成本太高了。如果我們解決問題都依靠【過去的經驗】，沒有全盤思考，可能都是在用費時費力又高成本來解決問題。

 用經驗解決問題，有時會限制我們的思維，也可能在繞遠路而渾然不知

想要進階學習《思考力》相關議題，推薦您相關課程資訊

【線上課程】

教練式問題分析與解決

善用心智圖提升職場競爭力