德勤企業管理諮詢公司（Deloitte Touche Tohmatsu）在《2023 年全球人力資本趨勢》 (2023 Global Human Capital Trends) 調查中指出，即便企業領導者認為使用新技術來提高工作成果和團隊績效非常重要，但卻只有兩成的員工認為公司已經準備好使用新技術提升成效。

眾多企業的高階管理者都意識到面對數位轉型、永續經營、ESG等議題，企業必須導入更多的新技術來提升員工的能力，而AI近年來的火熱程度持續發燒，許多新型態的工作模式也逐漸打破原本人們工作的習慣，讓許多企業都在思考【如何透過AI讓公司的運作更流暢，創造更多價值與效益】，這也是近期筆者被客戶詢問最多次的問題。

目前有什麼AI應用能夠簡單又快速的導入企業內部，讓員工體認到公司願意導入新技術來提升員工的工作成效，並感受AI融合日常工作後所創造的價值呢?

企業知識持續再利用的困難

我們試想一個場景，在某家大型企業，小王是一位銷售部門的員工，公司有上千種產品，所有產品的規格文件都儲存於公司的檔案伺服器上，帶領他的學長說，若遇到客戶詢問的機種你不熟，可以到伺服器內找出產品手冊，裡面會有你要的答案。

有一天，客戶詢問他某個產品的規格和功能，在他的記憶中，他有看過這個產品，但由於不常接觸，許多資訊已經不記得了，因此他需要趕緊找出規格文件複習一下才能回應客戶的提問。但他在伺服器中卻找不到相關的文件。他輾轉問了三個同事，最後才發現原來伺服器內文件的檔名和他搜尋的名字不同，導致他怎麼找都找不到。小王好不容易找到了檔案，但還要從整份50頁的資料內找到可以回應客戶的資料，又花了小王不少時間。

這簡單的知識獲取需求，小王花了整整一天才得以回應客戶，而這樣的情況在企業中屢見不鮮。人腦的記憶力有限，面對那些不常使用的知識，人腦往往會選擇遺忘，因此許多企業選擇透過文字紀錄成知識檔案，想像著當哪天有需要用到時，可以透過這些知識檔案來取回記憶。但這些儲存起來的知識更重要的是如何有效地管理和利用。當大量知識僅僅被儲存在資料庫中，而缺乏統一的管理與搜尋機制，往往會造成以下問題：

1.查詢困難：

如同小王的經歷，當資料無法快速被搜尋，員工查詢所需的資訊時往往需要花費大量時間，這不僅影響效率，也可能影響決策品質。

2.溝通不暢：

由於資料的分散，員工間可能會經常詢問相同的問題或重複請求相同的資訊，這樣不僅浪費時間，還可能造成溝通的誤解或混淆。

3.資料重複：

在沒有統一管理系統的情況下，同樣的資訊可能會被多次儲存，導致資料冗餘，這不僅浪費存儲空間，也增加了資料維護的難度。

4.重工整理：

由於缺乏明確的儲存結構和規範，員工在使用資料時可能需要重新整理或格式化，這對於效率和資料的準確性都造成了影響。

面對上述這些困擾，有賴於目前CHATFILE的新技術，我們可以用一種全新的互動模式來取用這些知識。CHATFILE是一款全新型態的知識交互應用，他能夠為企業打造專屬於自己的CHATGPT，透過學習企業內的非結構化資料(PDF、WORD、PPT、EXCEL、TXT)變成企業內的知識導師，給予員工在知識獲取上的幫助。

以上述的例子來看，透過CHATFILE解析企業內所有的產品規格文件，CHATFILE學習後即具備回答產品規格相關問題的能力，因此當小王遇到不熟悉的產品，需要快速找出其規格或者確認功能時，就可以透過與CHATFILE簡易的問答方式，快速取得所需要的答案。

例如他想問某個機種的功能有哪些，又或者有那些關鍵技術是可以與競品比拚。這些答案以往可能需要花費很多時間才能找出，但透過CHATFILE，只需要簡單一問，馬上就可以得到答案，大大提升員工知識取得的效率，企業也能將這些知識賦能給員工，減少人源斷層的傳承風險。

CHATFILE是一款專為企業用戶打造的應用，具備以下特色

1.知識自動同步更新

訪間有許多免費的文檔解析機器人，但大多都是提供給個人使用，無法滿足企業內部大量檔案學習與多人取用交互，而CHATFILE具備與檔案伺服器同步功能，當知識更新時，CHATFILE能立即同步更新，讓員工取得的答案保持最新資訊

2.知識取用權限管理

借由部門組織權限的分流與管制，能避免機密知識外流，確保在方便取用的同時又能管控好取用的權限

3.多文檔總結

能總結多個來源知識檔案，總結後給予綜合性的答覆，所以CHATFILE不是單純的關鍵字查找與反饋，而是更具人性化的答覆

4.支援多國語言

有賴於AI翻譯的能力，CHATFILE可以實現中文檔案但用英語問，英語答的場景，當面多外籍勞工或者跨國知識交流時，解決文檔需要先翻譯才能支援多語言的困擾

5.完整的資訊安全保障

CHATFILE與微軟Azure雲端資安技術合作，提供企業最高規格的資安保障，確保資料只為企業所用，絕對不會被微軟、鼎新、CHATFILE等擷取，並打造完整的備援機制，確保資料安全與完整。

企業AI應用，CHATFILE幫你圓夢

AI的出現，讓許多企業都希望乘著這波浪潮為企業帶來新的突破，CHATFILE很適合做為企業導入AI應用的敲門磚，輕量的導入成本與不需要花費大量時間訓練的特點，能讓企業快速將過往累積的知識賦能員工，提升員工的知識獲取能力，進而感受到AI所帶來的工作效率提升效益，為未來導入其他AI應用打好基礎，逐漸實現企業數智轉型的藍圖願景。

參考資料：經理人