過磅在化工業中的角色

在化工業整個公司營運當中，地磅扮演著重要的角色，它不僅在原料進貨和成品出貨時起到關鍵作用，同時也是確保數量準確性、避免超載風險，及降低成本損失的關鍵環節。然而，地磅管理也面臨著單據整理、數據匯總和溝通協調等挑戰。

過磅管理上發生疏漏會導致哪些問題？

進貨階段

透過地磅確認原料的重量，確保所進貨的數量符合採購需求量，若發生重量不足，會導致工廠內部斷料停工，影響生產或出貨；而在出貨時，若出貨的重量失準，造成出貨量過多，可能會增加公司成本、減少利潤；反之若是出貨不足，則會降低客戶的信任度，嚴重點可能還會有賠償要求。

出貨階段

若過磅重量與實際重量不符，進而影響到客戶的滿意度外，如果也沒也正確掌握到出貨重量時，可能還會發生超載的情況，如果就這樣上路，不僅違反道路交通法規導致罰緩，還會對車輛、道路和運輸安全帶來風險。

尤其對於危險性化學物質的運輸管理要求上，又相較其他產品貨物的限制多，若過磅不正確可能違反相關法規，這可能導致其他罰款、法律訴訟或業務聲譽損失。

當然，為了減少前面所講的這些問題，若過磅時對於結果有質疑，可能還需要反覆驗證，這就需要多耗費時間和資源，因此會造成過磅效率不佳之外，還會影響到整體效率，拖延到後續的工作安排。由此可見，若沒有一個良好的過磅管理制度的話，過磅的流程、過磅單的資訊彙整、過磅資訊的比對、以及過磅進度的掌握等等，僅依靠人員的溝通協調，很容易會出現管理混亂、資訊錯誤的風險，也會造成內部運營和業務多方面的問題。因此，建立有效的過磅流程和系統，確保過磅的準確性、可靠性和合規性至關重要。

過磅是只要確保秤重就好嗎？

過磅是一個複雜的過程，除了準確的秤重，我們也要能收集完整的過磅資訊，並加以保存紀錄，才能夠作爲後續對帳與品質追溯等的依據，因此我們需要建立一套完善的流程和制度來進行管理。

建立明確的過磅流程

這包括制定標準化的過磅程序，要明確規定進料和出貨時的操作步驟。而流程中應包括進料和出貨時的驗證程序，以此來驗證原料的重量，以及確保成品的數量準確無誤。

單據的紀錄

單據資訊的記錄是地磅管理中不可或缺的一環。進貨單、出貨單以及相關的驗證單據必須準確記錄並妥善保存。例如，進貨單的資料要跟過磅單的重量數據進行比對，並記錄物料的供應商來源等相關的資訊，以便後續若要對帳付款，或是不幸發現重量數據與廠商存在差異和錯誤時，就可以保留的單據資訊與廠商進行核對。所以對於財務準確性至關重要，且正確完整的資料，也有助於事後產品追溯。

建立適當的制度和管理措施

適當的制度與管理措施也是必要的，這包括選擇和維護適用的地磅系統，確保過磅的重量準確性和可靠性。同時制度中也要適時監控超載的風險，防止設備損壞引發安全的風險。此外，自動化數據收集和整合也是十分重要，可讓我們實現數據的即時傳輸和分析，以此提高流程效率與準確性。

上述的管理上，除了優化並定期保養地磅外，單據紀錄是最耗費人工的作業，一旦需要透過人工管理，不僅耗時，也容易錯誤。尤其是廠內沒有地磅系統的話，則需要到外部過磅，或是到客戶端才能進行過磅。因此常常要司機收集整理好相關的資訊再交給我們行政人員處理，但是過磅的單據多又複雜，並且每天進出的車次多，要好好核對屬實不易。爲確保資訊無誤，磅單跟內部的進出貨單到行政人員手中，也還會再一筆筆地好好比對一番，除了要花一番工夫時間核對資料、匯總資料也就算了，還總是會有單據不見的狀況，或者單據髒汙使到重要的資訊破損，這時候就真的很困擾了，畢竟是算錢的依據，這時候到底依據誰的的資料比較好呢？公司也不想多付錢或少收錢對吧？

單據上重要的不只是重量數字！

當進行過磅管理時，單據上需要紀錄的內容，除了重量數字之外，還有一下幾點需要做記錄：

進出貨車輛的車牌號碼

用於識別和追蹤特定車輛的進出情況

過磅操作的實際日期與時間

確保資料的時效性和準確性

進出貨的廠商或客戶名稱

方便對應相關的業務與核對資料。若有進貨或出貨單據，需要記錄相關的單據編號，以便對帳和追蹤庫存。

進出貨物的產品編號或名稱

確保正確識別和追蹤不同的產品。

記錄車輛過磅時相關的重量

重量包含了皮重（未載貨時的重量）、毛重（載貨後的重量）和淨重（毛重減去皮重），這當然也是最重要的價格計算的依據。

過磅操作的驗收人員的姓名或簽名

確保操作的可追溯性與後續發生問題時候的責任歸屬。

以上的紀錄內容對於過磅管理流程的監控、內部控制與報告十分重要。通過詳細和準確的單據紀錄，企業可以追蹤和核對進出貨物的數量、確保數據的準確性。

過磅流程自動化

想要優化繁瑣的過磅流程，可以透過一些自動化的方式來取代進行，不但能減少重工，也能避免ㄧ些人爲的錯誤發生，提升整體過磅效率。

將過磅數據上傳至系統當中，可快速核對前端單據資訊或回報出貨重量等，系統還能自動產生對帳單，或是透過系統警示提醒超載資訊等讓人員做到提前的預警。此外我們也可以透過隨身攜帶的手機，讓人員透過拍照的方式，以ORC文字辨識加上條碼讀取等功能，將讀取到的過磅資訊(地磅紀錄單)辨識後，直接與系統整合，回寫至ERP系統，也能進一步自動生產對帳單，減少人工作業的耗時、重工的問題，做到即時回報過磅進度。

我們還能進一步透過系統協助判讀重量是否符合進/出貨需求，並主動提醒，就可即時確認出貨數量不足是否延後出貨，或是進貨過磅量不足是否允收，讓整體的作業效率大幅提升。而系統也能判別是否超載，或其他法規限制，避免上國道後被處以罰緩。除了及時地掌握過磅資訊、主動地提醒防範外，事後也無須再透過人工匯整資料，若要分析、追溯相關的資訊，當然都不用在重工整理，只要透過系統已經收集好的資訊，就能一鍵產出我們要的報表囉！

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